Eind 2022 startte Máxima MC (MMC) met het project DigiFit. Waarom? Hoe zag de aanpak eruit? En wat leverde deze op? Vanessa Vrijken-van Mil, adviseur Leren en Ontwikkelen bij de MMC Academie, schetst de ontwikkelingen.

Volgens Vrijken was er binnen het ziekenhuis, zowel bij de afdelingen als bij Raad van Bestuur, de wens om de digitale vaardigheden van alle medewerkers te verbeteren. ““Vanuit de zorg kwamen signalen dat voor sommige medewerkers hele basale digivaardigheden niet vanzelfsprekend zijn. Terwijl we in het ziekenhuis steeds meer te maken hebben met digitale toepassingen en technologieën. De Raad van Bestuur stelt het digifit-zijn van medewerkers als voorwaarde om de digitalisering en implementatie van innovaties en technologieën te laten slagen in MMC.”

Visievorming

In het laatste kwartaal van 2022 begon het project MMC DigiFit. Vrijken werd aangesteld als projectleider en leidde een team dat een visie ontwikkelde.  Ze vertelt dat een multidisciplinaire projectgroep ‘DigiFit’ eerst een visie ontwikkelde als fundament en voor het geven van richting. “Hierin stellen we dat digifitte medewerkers beschikken over: een groeimindset en alle kennis en vaardigheden die nodig zijn om digitale technologie te benutten. Om zo de kwaliteit van zorg te vergroten en efficiënter en veiliger te werken binnen de eigen functie. Nu en in de toekomst.”

Ze vervolgt: “Daarnaast hebben we, op basis van competentieniveaus, persona’s geformuleerd: Digi-starter, Digi-groeier, Digi-fit en Digi-expert.” Zodat medewerkers zichzelf kunnen inschalen.

Enquêtes, interviews, data

De projectgroep deed een uitgebreide analyse om inzicht te krijgen in het digitale niveau van de medewerkers. Waar staan ze nu? En waar zitten knelpunten? ? “We begonnen met het uitzetten van enquêtes, online en op papier. Hierop kwamen in totaal 858 reacties. Daarnaast hebben we op diverse plaatsen enquêtebakken geplaatst. Hierin konden medewerkers fiches doen, waarmee ze zichzelf inschaalden als Digi-starter, Digi-groeier, Digi-fit of Digi-expert. Hierop kregen we maar liefst 984 reacties.”
Bovendien hielden Vrijken en haar collega’s uit de projectgroep nog 40 diepte-interviews.

In de analyse werden ook gegevens vanuit de ICT-Servicedesk, de helpdesk van het Leerplein, de HRM-Servicedesk en incidentmeldingen (VIM-meldingen) meegenomen die via de security officer zijn verwerkt.

Resultaten analyse
Uit de analyse kwam een bulk aan waardevolle gegevens naar voren. “Highlight in de resultaten is bijvoorbeeld dat 98% van de medewerkers blij was met de aandacht voor het verbeteren van hun digitale vaardigheden. En 90% zag digitale ontwikkelingen als een manier om het werk makkelijker en sneller te maken.”

Uit de resultaten:

• 17,8 procent ziet zichzelf als Digi-expert.
• 60,4 procent als Digi-fit.
• 17,1 procent als Digi-groeier.
• 4,7 procent als Digi-starter.

Vrijken: “Dat wil dus zeggen dat ruim 21,8 procent van de medewerkers nog niet op het gewenste digi-niveau is. Want we streven ernaar dat alle medewerkers minstens Digi-fit zijn.”
In werkelijkheid zal het percentage dat niet Digi-fit is nog hoger liggen, gaat Vrijken verder. “Medewerkers mochten zichzelf namelijk in de analysefase inschalen op digi-niveau. Uit interviews bleek dat de meeste medewerkers hun niveau hoger inschatten dan het in de realiteit is.”

Een andere bevinding: digitale vaardigheden nemen af met de leeftijd. “Maar er blijkt een sterkere relatie te zijn tussen de groeimindset en het digitaal niveau”, zegt Vrijken. Een groeimindset is essentieel om digitaal fit te worden en/of te blijven.

Ze licht toe: “Medewerkers met een hoog digitaal niveau hebben de neiging om zelfstandig oplossingen en instructies te zoeken en zien de urgentie van digitalisering in. Zo zoekt 97 procent van de Digi-experts zelf naar oplossingen, van de Digi-starters doet 23 procent dit. Bovendien denkt maar liefst 40 procent van de starters überhaupt geen nieuwe digitale kennis meer te kunnen opdoen.”

De projectleider vertelt, tot slot, dat het opvallend een groot verschil is tussen ‘weten’ en ‘doen’. “Bijvoorbeeld: 80 procent weet wat sneltoetsen zijn, maar slechts 56 procent gebruikt ze daadwerkelijk,” zegt Vrijken.

Advies
De resultaten van het onderzoek zijn verwerkt in een heldere visie. Deze visie is vervolgens besproken met de projectgroep, andere ziekenhuizen en belangrijke betrokkenen zoals afdelingshoofden en zorgprofessionals. “Zo ontstond een breed gedragen visie,” vertelt Vrijken.

De visie en de resultaten van het onderzoek vormden samen het advies aan de Raad van Bestuur. Vrijken legt uit: “Het advies richtte zich op het ziekenhuisbreed inzetten van leerprogramma’s. Deze programma’s moeten niet alleen de digitale kennis en vaardigheden van medewerkers verbeteren, maar vooral ook een groeimindset stimuleren. Dat betekent dat medewerkers zelf de verantwoordelijkheid nemen om hun digitale vaardigheden op peil te houden. Een enkele ‘knoppencursus’ is niet genoeg. Het gaat erom dat medewerkers het vertrouwen krijgen om zich te blijven ontwikkelen.

Klantvragen
De MMC Academie werkt samen met ICT en HRM om vragen van afdelingen op te lossen. “We maken al mooie stappen,” zegt Vrijken. “Bijvoorbeeld door medewerkers toegang te geven tot gebruiksvriendelijke tools en duidelijke informatie.”

DigiXperience en toolbox
Vrijken geeft een voorbeeld van zo’n interventie: “Naar aanleiding van een klantvraag van een afdeling ontwikkelden we vanuit de MMC Academie een DigiXperience. Zogenaamd is er een datalek in het ziekenhuis geconstateerd. Vervolgens gaan spelers dit probleem oplossen, met behulp van interactieve vragen en puzzels. Het spel raakt veel belangrijke digi-onderwerpen in MMC, zoals privacy en wachtwoorden, en activeert de bewustwording. Dit kan voor een afdeling een aanzet zijn om hier vervolgens verder mee aan de slag te gaan.”

Ook staat er inmiddels een online toolbox op het Leerplein. Deze bevat diverse (leer)interventies voor het bevorderen van de digi-fitheid, op basis van verschillende werkvormen. Bijvoorbeeld e-learningmodules, video’s, infographics, opdrachten.

Meten is weten
Vrijken legt uit dat er ook gemonitord wordt welke digi-vragen er binnenkomen bij bijvoorbeeld de helpdesk van het Leerplein en de servicedesk van ICT. “Daar zetten we dan passende (leer)interventies op in, die altijd ontwikkeld worden vanuit onze visie op digifit. Na verloop van tijd meten we wat het effect van deze trainingen zijn.

In ontwikkeling
In 2025 krijgt DigiFit meer prioriteit binnen het MMC. “Er komen meer trainingen en DigiFit wordt een kerncompetentie voor medewerkers,” vertelt Vrijken.

Ze vertelt over activiteiten die al in voorbereiding zijn. “Vanuit HRM wordt DigiFit als vijfde kerncompetentie toegevoegd aan de bestaande competenties, waarin staat wat MMC verwacht van medewerkers op digitaal gebied. Verder is het plan om, als pilot op een aantal afdelingen, superusers, digicoaches of Digi-experts te gaan inzetten als buddy’s die hun collega’s kunnen helpen. Daarnaast ontwikkelt de MMC Academie – samen met ICT, HRM en verschillende afdelingen – gerichte leerinterventies voor de meest voorkomende knelpunten in ons EPD. En er wordt bijvoorbeeld gewerkt aan het opschonen van de informatie op het Leerplein, zodat de basis op orde is. Bovendien zal de toolbox steeds aangevuld worden.”

Successen en uitdagingen
Vrijken ziet dat er al veel bereikt is de afgelopen twee jaar bij medewerkers van MM. Er is  meer bewustwording, inzicht en draagvlak is gecreëerd. “Het thema ‘DigiFit’ leeft veel meer en de urgentie wordt gezien. Dat merken we aan het groeiend aantal digi-vragen vanuit afdelingen. Ook is er vanuit de opleidingsplannen van afdelingen vaker aandacht voor de digi-fitheid van medewerkers.”

Uitdagingen zijn er ook nog genoeg. De belangrijkste? “Het bevorderen van een groeimindset. Dat is één van de voornaamste sleutels om medewerkers digifit te krijgen en te houden. Maar dit kost veel tijd en moeite”, ziet Vrijken. “ We proberen daarom bij elke leerinterventie die we ontwikkelen en bij elk advies ook juist die groeimindset te prikkelen.” Een andere uitdaging is de tijd en ruimte voor medewerkers om te leren en ontwikkelen in het kader van digifit.

Toekomst
Wat is de stip op de horizon? Vrijken hoopt dat in de toekomst medewerkers nieuwe technologie meer omarmen en adopteren: “Dus dat zij het vertrouwen hebben om met technologie te werken en inzien dat de digitalisering hun werk vergemakkelijkt, zodat zij uiteindelijk meer tijd over hebben voor de patiënt. Hier blijven we aan werken!”

Over MMC      
Máxima MC is een topklinisch ziekenhuis in de Brainportregio en heeft twee locaties: hartje Eindhoven en op de grens van Veldhoven en Eindhoven. In Eindhoven kunnen patiënten terecht voor planbare, laagcomplexe zorg. In Veldhoven is er, naast de basiszorg, ook ruimte voor complexe operaties, intensieve en acute zorg en eerste harthulp. Het ziekenhuis heeft zo’n 4500 medewerkers en behandelt jaarlijks rond de 315.000 patiënten.

Auteur: Femke van den Berg.
Dit artikel is eerder gepubliceerd in ICT&Health Magazine. Bekijk hier de PDF.