‘s Heeren Loo is gevestigd in heel Nederland en helpt mensen met een (verstandelijke) beperking hun leven in te vullen zoals zij dat zelf wensen. In 2018 is de zorgorganisatie als één van de eerste zorgorganisaties gestructureerd aan de slag gegaan met het verbeteren van de digitale vaardigheden van haar medewerkers. Inmiddels zijn we een aantal jaar verder. Hoe gaat het nu met de digitale vaardigheden van medewerkers binnen de organisatie? En hoe draagt communicatie daaraan bij? We spraken met Geeke Schoeman, communicatieadviseur Digitalisering & IT bij ‘s Heeren Loo.

Gebruik van persona’s
Geeke blikt terug op de start van het project: “In 2018 zijn we met het project Digitale Vaardigheden gestart. Digitalisering in het zorglandschap gaat ontzettend snel. Als zorgorganisatie wil je niet achterblijven. Zoals bij veel zorgorganisaties houdt ook onze gemiddelde zorgmedewerker zich liever bezig met mensen dan met computers. Hierdoor ontstaat soms een steeds grotere gap aan mogelijkheden enerzijds en vaardigheden anderzijds. Deze ontwikkeling willen we graag voor blijven.”

Geeke merkte tijdens het traject dat er veel schaamte heerste rondom het thema digitale vaardigheid. Geeke: ”Door digitale bloopers te delen van zowel het managemt als de projectgroep digitale vaardigheden, proberen we het gesprek open te breken. Fouten maken hoort bij groei. Daarnaast hebben we door persoonlijke interviews en klankbordgroepen steeds beter inzicht gekregen in de verschillende niveaus op het gebied van digitale vaardigheden. Dit heeft bijgedragen aan het concreet uitwerken van verschillende medewerkerpersona’s op verschillende niveaus. Door communicatieboodschappen in te richten op deze verschillende persona’s konden we steeds beter de juiste tone of voice van de doelgroep bepalen. De persona’s waren in het begin gebaseerd op de digitype’s van digivaardig in de zorg: de analoge idealist (digistarter), de aarzelende technologiegebruiker, de drukke prioriteitensteller, de digivaardige professional en de digitale enthousiasteling. Later hebben we deze persona’s steeds verder toegespitst naar diverse ‘archetypes’ bij ’s Heeren Loo. Dit proces is natuurlijk nooit klaar, dat kan ook niet met zoveel duizenden collega’s. Het persona-denken helpt ons daarentegen wel om communicatie steeds beter over te brengen naar doelgroepen. Hierbij houden we onze kernwaarden altijd in acht: herkenbaar, dichtbij en laagdrempelig.”

Geeke Schoeman, communicatieadviseur Digitalisering & IT bij ‘s Heeren Loo.

Draagvlak creëren
‘s Heeren Loo is een grote organisatie met meer dan 16.000 medewerkers. Hoe heeft communicatie bijgedragen aan het creëren van draagvlak voor het project Digitale Vaardigheden? “Dit was nog best een uitdaging”, begint Geeke. “Het belangrijkste is dat je het gesprek tussen afdelingen moet blijven faciliteren. Benadrukken dat we dit samen doen en dat je niet de enige bent in de organisatie die moeite heeft met digitale vaardigheden. Onze boodschap is: ‘We ondersteunen je, je staat er niet alleen voor’. ‘Het is belangrijk dat zowel de Raad van Bestuur als het management betrokken is bij het traject en het belang ervan benadrukt. Doordat zij er ruimte voor creëren en benadrukken dat digitale vaardigheden belangrijk zijn om de organisatie gezond te houden op de lange termijn, wordt de motivatie van medewerkers ook verhoogd. Ze begrijpen dan beter dat het verbeteren van digitale vaardigheden juist ruimte en tijd kan bieden om meer met de cliënt bezig te zijn.”

Digitip op donderdag
Door de jaren heen heeft ‘s Heeren Loo verschillende communicatiekanalen en -middelen ingezet om haar (digitale) doelstellingen te behalen. Wat werkt? “In een grote organisatie blijft het natuurlijk veel zenden. Je bent snel geneigd ingewikkelde strategieën te bedenken om gedragsverandering te bewerkstelligen. Toch merken we dat eenvoud vaak het meeste oplevert. Zoals de Digitip op donderdag, in de vorm van terugkerende, concrete tips. Via intranet delen we elke donderdag op een laagdrempelige manier een digitip zoals: hoe stel je een out of office in. We merken dat humor in deze tips wordt gewaardeerd. Op deze manier ontstaat er meer interactie en delen medewerkers de tips met andere collega’s of gaan het gesprek aan.”

Digicoaches voorzien van de juiste middelen
Wat wil ’s Heeren Loo in de toekomst nog bereiken op het gebied van digitale vaardigheden? “Het project heeft een mooie start gemaakt. Toch zijn we nog lang niet uitgeleerd”, vertelt Geeke. “Inmiddels werken we met ongeveer 16 digicoaches. In elke regio één. Dit lijkt weinig maar doordat er binnen regio’s nauw wordt samengewerkt, weten onze medewerkers de digicoaches meestal goed te vinden. In de toekomst willen we digicoaches nóg meer betrekken bij de communicatie van het project. Zij zijn echt de oren en ogen in de regio en verdienen het goed geïnstrueerd en geïnformeerd te zijn. Door hen meer tijd en middelen te bieden, kunnen zij in de toekomst nog meer mensen helpen.