Een jaar geleden zijn 6 coaches digitale zorg van Gemiva gestart met het maken van korte instructievideo’s voor medewerkers. Hierin wordt in een aantal minuten verteld hoe zij een bepaalde digitale tip of handeling kunnen uitvoeren. Digicoach en blogger Simone Bruine de Bruin vertelt in haar blog hier meer over!

‘Ik zag het helemaal voor me dat medewerkers liever een leuke video kijken van een paar minuten dan dat je een lange handleiding moeten openen van meer dan 100 pagina’s. Enthousiast zijn we begonnen. Allereerst een allesomvattende pakkende naam; digiweetjes, digisnacks, snel digi wijs, digikneepjes… ik vroeg me af “bij welke naam denk je; “ja daar wil ik naar kijken”?

Ook het maken van deze video’s bleek nog niet zo eenvoudig. Er kwamen heel wat vragen omhoog borrelen. Hoe komen we aan de juiste apparatuur en software? Is er een ruimte beschikbaar waar we dit kunnen opnemen zonder omgevingsgeluid? Hoe moet zo’n filmpje gemonteerd worden? We werken binnen onze stichting met verschillende licenties en apparatuur, werkt deze tip met zowel een Samsung-telefoon als een iPhone? En als deze instructie anders is, hoe kunnen we dit dan zo eenvoudig mogelijk zonder verwarring te veroorzaken in beeld brengen? Zo eens in de twee maanden plannen we een dag met alle zes digicoaches op kantoor om de video’s op te nemen, te monteren en scripts te schrijven. We maken er altijd een gezellige dag van en naast het opnemen van de video’s worden er over en weer ervaringen uitgewisseld. Door het bezoeken van de locaties komt het niet wekelijks voor dat we met zijn zessen bij elkaar zijn. Dat geeft een extraatje aan de dag.’

Wennen aan voor de camera

‘In het begin maakten de opnamen me onzeker. Ik dacht aan dingen zoals “hoe kom ik over op beeld” of “wat moet ik aan?”. Ik mocht bijvoorbeeld geen groen aan, in verband met het groene scherm waarvoor we staan. Maar ook kwamen andere vragen bij me op. Hebben we de juiste “toon” te pakken? Wordt de humor erin gewaardeerd? Gaandeweg ebde deze onzekerheid weg omdat ik het enorm belangrijk vind dat medewerkers op een gemakkelijke, snelle manier en met een beetje luchtigheid hun werk kunnen doen met onze tips. Het is dus voor een goed doel! En als ik het eindresultaat zie dan maakt me dit trots. Kijk eens wat we met elkaar gemaakt hebben!’

Wat leveren de video’s op

‘De volgende stappen waren om meetbaar te maken wat de video’s opleverde. Hoeveel worden onze video’s bekeken? En leidt dat inderdaad tot meer gebruik van een bepaalde app of een tijdbesparing en dus meer tijd voor de cliënt door een handigere digitale werkwijze? Is het in balans, de tijd die we kwijt zijn aan het maken en monteren en de baten die het opbrengt? En vraagt het veel onderhoud, bijvoorbeeld als een scherm van een applicatie er opeens anders uitziet? En dan nog een andere uitdaging; hoe zorgen we dat medewerkers die video’s ook echt gaan kijken? We bieden ze aan op Portaal, onze interne website. Maar uit de praktijk weten we dat medewerkers, en dan met name de minder digivaardige, soms niet eens toekomen aan het werken op de computer naast het gebruik van ons ECD. Om medewerkers bekend te maken met de video’s gebruiken we deze ook in de trainingen die we geven. Daarbij bezoeken we met regelmaat de locaties en tonen ze daar. We streven naar herkenbare items, met een vrolijk muziekje eronder en elke keer een van de zes digicoaches in beeld die de tip deelt. Op deze manier hopen we de drempel te verlagen om ons te benaderen. Ook locatiemanagers instrueren we om de video’s te gebruiken. Zij hebben een belangrijke rol om Digivaardigheid in allerlei vormen gedurende het jaar terug te laten komen op de locaties voor hun medewerkers.

En wil je weten wat de naam uiteindelijk geworden is? We hebben gekozen voor Digiclips!’