Je kent het misschien wel. Je vliegt van de ene (online) vergadering naar de andere zonder dat je tussendoor even rustig een kopje koffie of thee kunt pakken. Wist je dat het mogelijk is om de afspraken in Outlook standaard te verkorten zodat er wat meer voorbereidingstijd of juist verwerkingstijd komt tussen vergaderingen?

Je kan aangeven hoeveel tijd je tussen vergaderingen wilt hebben. Standaard is om 30 minuten te verkorten met 5 minuten en 60 minuten te verkorten met 10 minuten.

Om dit in te stellen ga je als volgt te werk.

In Outlook op de desktop:
Klik op “Bestand” en ga dan naar “Opties”.

Vervolgens ga je naar “Agenda” en dan onder “Agenda opties” zet je het vinkje aan bij “Afspraken en vergaderingen verkorten”.

Hier kan je aangeven hoeveel tijd er verkort moet worden.

Outlook online.
Ook online is het makkelijk om deze instelling te wijzigen.

Ga in Outlook online naar de instelling via het tandwiel rechts bovenin.

Klik vervolgens onderaan op “alle instellingen weergeven”.

Ga vervolgens naar “Agenda”  en dan “Gebeurtenissen en uitnodigingen” om het vinkje aan te zetten bij “Afspraken en vergaderingen verkorten”.

Ook hier is het mogelijk om de tijdsduur aan te geven.

Handig toch? Zo hoef je je collega’s niet meer te laten wachten en kun jij de notities van de vorige vergadering nog even goed uitwerken. Of heb je gewoon even vijf minuten de tijd om even rustig uit te blazen.