In het Diakonessenhuis in Utrecht, Zeist en Doorn is de introductie van een nieuw elektronisch patiëntendossier (EPD) aanleiding om met brede blik naar de digitale vaardigheden van medewerkers te kijken. De werkgroep Diak Digivaardig onderzoekt wat nodig is om dit structureel onder de aandacht te houden. Esther Miltenburg, senior adviseur opleiden en ontwikkelen: “Zonder bewustwording kunnen we bedenken wat we willen, maar bereiken we niets.” 

Het Diakonessenhuis werkt steeds vaker met digitale middelen en dat wordt in de toekomst alleen maar meer, aldus Esther. “Digitaliseren is een belangrijk onderdeel van onze strategische visie. Dat vraagt wat van álle collega’s.” Eind 2020 startte het Diakonessenhuis met de voorbereidingen voor de overgang naar een nieuwe versie van hun EPD: HiX. Voor Esther was dit een belangrijke kans. “Bij een grote verandering, zoals een nieuw EPD, is er automatisch veel aandacht voor digivaardigheden. Die aandacht is meestal niet structureel, terwijl dat wel zo zou moeten zijn.” 

HiXperts weten wat hun collega’s nodig hebben
Esther en haar collega’s besloten zich eerst te richten op het nieuwe EPD. Ze bedachten een verrassende aanpak. “In plaats van iedereen centraal dezelfde functiegerichte scholing te laten volgen, besloten we de kennis op de afdelingen te borgen”, vertelt Esther. Iedere afdeling en vakgroep heeft één of meerdere collega’s aangedragen. Deze zijn door het Diakonessenhuis opgeleid tot HiXpert. “Dat zijn een soort digicoaches, maar dan specifiek voor het EPD. Zij trainen hun collega’s op de afdeling en zijn beschikbaar voor vragen.” Dat werkt goed. “De HiXperts weten als geen ander wat relevant is voor hun collega’s en afdeling, en wat ze nodig hebben. Collega’s vragen de HiXperts ook makkelijk om hulp, omdat ze dichtbij staan. En niet onbelangrijk: met HiXperts op de afdeling is het voor minder digivaardige medewerkers vrijwel onmogelijk om onder de radar te verdwijnen.” 

Esther Miltenburg, senior adviseur opleiden en ontwikkelen (links) samen met Josephine Knol, opleidingsadviseur bij Diakonessenhuis (rechts)

Opstapje naar een bredere kijk op digivaardigheid
Mooie bijkomstigheid is dat Esther en haar collega’s door de reuring rondom het nieuwe EPD veel nauwer contact hebben gekregen met de Chief Nurse Information Officer (CNIO), de Chief Medical Information Officer (CMIO) en de digidokters van de vakgroepen. Esther: “Binnen het Diakonessenhuis houden de CNIO en de CMIO, een verpleegkundige en een arts, zich bezig met de digitalisering van hun beroepsgroep. Ze zijn hoofdaanspreekpunt. Daarnaast heeft iedere vakgroep een digidokter, een arts met affiniteit met digitale oplossingen.” HiX was de aanleiding voor veel overleggen. “Daar bespraken we uiteraard ook wat er nog méér nodig is.” Daarmee werd HiX een mooi opstapje naar een bredere kijk op digivaardigheid.” 

Werkgroep Diak Digivaardig
Er kwam een werkgroep Diak Digivaardig, met daarin naast Esther, een collega-opleidingsadviseur, twee ICT’ers en een stagiair. “Het doel van de werkgroep is om eerst een beeld te vormen van de stand van zaken”, zegt Esther. “En daarna pas oplossingen te bedenken. Wat best lastig is, want we hebben al zoveel leuke ideeën!” Aanvullend op de gesprekken met de CNIO en de CMIO interviewde de werkgroep vijftien teammanagers. “We vroegen hen wat digivaardigheid voor hun afdeling betekent en waar ze tegenaan lopen. En waar ze behoefte aan hebben, zoals gerichte inzet van het persoonlijk opleidingsbudget van medewerkers. 

Medewerkers die niet aanhaken
De teammanagers gaven aan dat digitale vaardigheden op hun afdeling niet echt een probleem vormen. “Maar bij doorvragen bleken in ieder team toch wel een paar medewerkers te zijn die niet helemaal aanhaken”, vervolgt Esther. “Het team voelt dat niet als probleem, omdat ze altijd wel een workaround vinden. Ze doen het gewoon op een andere manier. Of een collega neemt de digitale taken over. Dat is natuurlijk mooi. Totdat digitale oplossingen een (nog) groter onderdeel van het werk worden. Dan ontstaat wel een probleem. Tegelijkertijd wordt dan de drempel om alsnog aan te haken nog hoger. Digitale middelen hebben ook meer waarde als iedereen ermee kan werken.” 

Training Digicoach om de digivaardigheid te ondersteunen
Als onderdeel van de beeldvorming volgden de werkgroepleden ook de training Digicoach bij Buro Strakz. Esther: “Niet zozeer om nu direct digicoach te worden, maar om te leren hoe we de digivaardigheid van collega’s kunnen ondersteunen. En welke rol een digicoach daar dan in kan spelen.” Om de bewustwording in het Diakonessenhuis te vergroten, geeft Buro Strakz ook een webinar. “Over hoe we collega’s kunnen motiveren om bezig te zijn met digivaardigheid. Hoe neem je ze mee? Wat is daarvoor nodig? Daar hebben we mensen uit de hele organisatie voor uitgenodigd: opleidingsadviseurs, ICT’ers, artsen, verpleegkundigen en projectleiders. Ik geloof heel erg in bewustwording. Als die er niet is, kunnen wij bedenken wat we willen, maar bereiken we niets.” 

Medewerkers zelf verantwoordelijk maken
Op dit moment is de Diakademie, de afdeling opleidingen en ontwikkelen waar Esther werkt, samen met ICT initiatiefnemer van de structurele aandacht voor digivaardigheid. Op termijn wil de werkgroep Diak Digivaardig dit breder in de organisatie beleggen. “Dat moet ook, want digivaardigheid vergroten vraagt om meer dan alleen scholing.” Met als ultiem doel dat medewerkers zelf voelen en beseffen dat ze digivaardigheden nodig hebben voor hun werk. “Dat proberen we nu al bij het nieuwe EPD, door medewerkers zelf verantwoordelijk te maken. Ze krijgen dus geen standaardvinkje als ze de opleiding hebben gevolgd. Iedereen verklaart zélf dat ze de opleiding hebben gedaan én dat ze bekwaam zijn om te werken met het nieuwe EPD. Wie zich nog niet zeker genoeg voelt, bieden we tal van mogelijkheden om zich verder te bekwamen. Die individuele motivatie en verantwoordelijkheid willen we stimuleren.”