Brenda Leijting (rechts), digicoach bij Zorggroep Almere, samen met haar collega, digicoach Lisette Koenders (links).

Vandaag vertelt Brenda Leijting van Zorggroep Almere over haar ervaring als digicoach. Brenda zet zich inmiddels al 7 maanden in als digicoach en focust zich nu op de verschillende huisartsenpraktijken in Almere.

Aan de slag met meten

In januari is Brenda officieel gestart met het project Digitale vaardigheden. Het project en de uitwerking van de plannen waren voorbereid door een projectteam. Brenda noemt dat ze met 3 digicoaches zijn gestart en na 3 maanden is er nog een digicoach bijgekomen. Na de werkelijke start heeft het digicoachen meer vorm gekregen.

“Aan het begin gebruiken we de zelfscan van Digivaardig in de zorg waar we een eigen aangepaste link van hebben”, zegt Brenda. Medewerkers vullen de scan zelf in en beantwoorden vragen over hoe digitaal vaardig ze zichzelf vinden op verschillende vlakken. Zo kun je bijvoorbeeld hoog scoren op basiskennis, maar lager op kennis van applicaties. Omdat de zorggroep behoorlijk wat praktijken betreft, is een gestructureerde aanpak noodzakelijk. “Het gaat in de praktijk om honderden mensen”, legt Brenda uit, “We pakken tot 4-6 praktijken per keer aan met de scans.” De locatiemanager is betrokken bij de start en stuurt de mail uit voor het maken van de scan aan de eigen medewerkers. Een coördinerend doktersassistent helpt met inplannen van de afspraken. De digicoaches zijn verder het aanspreekpunt samen met hun projectleider.

Brenda maakt ook gebruik van eindscans na het coachen om vorderingen van mensen te meten. “Aan het einde van de coaching periode maken we een overzicht voor de locatiemanager wie we gecoacht hebben, wie geen scan heeft ingeleverd en wie hoog scoorde op de scan. Mensen die erg hoog scoren bij de scan komen in aanmerking als mogelijke superuser voor de locatie”, vertelt Brenda. De manager kan hieraan gevolg geven. Superusers zijn medewerkers die over veel kennis op digitaal gebied beschikken en daarmee andere collega’s kunnen helpen.

Verandering van mentaliteit

Niet alleen helpen de digicoaches de medewerkers, collega’s helpen ook elkaar als ze problemen ervaren met digitale middelen. Alleen was er een probleem: medewerkers losten elkaars problemen op en leerden zo niet van elkaar. “Onze opdracht is: je mag als iemand een vraag heeft het niet meer voor de ander oplossen, maar dan ga je het uitleggen aan elkaar”, zegt Brenda, “Daardoor gingen mensen elkaar veel meer helpen. De mentaliteit is daardoor ook veranderd. Ik heb het gevoel dat wij als digicoach inmiddels meer overkoepelend werken en de lokale superusers zich daarna inzetten om mensen nog verder te helpen.”

Werk wordt leuker

De digicoaches van Zorggroep Almere maken na het eerste gesprek voor iedereen die lager dan een zes scoort op onderdelen in de zelfscan een persoonlijk ontwikkelplan.
“In dat plan schrijven we de resultaten op van de zelfscans”, noemt Brenda, “We kijken eerst naar wat iemand per functie aan vaardigheden moet hebben. In het plan geven we passend advies.” De coaches verwijzen bijvoorbeeld naar handleidingen of naar de website van Digivaardig in de zorg of EHealth trainingen. “Als je voor de eerste keer in gesprek gaat met iemand kom je erachter waar de hoogste nood is. Maar ook hoe iemand graag leert, bijvoorbeeld zelfstandig of juist samen. Het is ontzettend belangrijk om daar rekening mee te houden,” zegt ze.

Brenda benadrukt dat mensen vaak ook geen idee hebben dat je dingen anders en makkelijker kan doen: “Het werk wordt zoveel leuker als je digitaal vaardiger bent. Het verlicht echt je werklast en ik haal er heel veel voldoening uit om mensen daarin te ondersteunen.”

Omgaan met obstakels

Maar zoals elke coach heeft ook Brenda af en toe met weerstand te maken. “Ik heb inmiddels wel geleerd dat weerstand ook betrokkenheid betekent,” zegt Brenda, “En het kan bij iedereen voorkomen dat men minder digitaal vaardig is.” Ze heeft een goede tip om schaamte te verminderen: “Benadruk eerst de eigen expertise van mensen. Ook huisartsen worstelen soms met applicaties. Ik vertel dan: ‘ik heb de kennis over digitale vaardigheden, maar jij hebt aan de andere kant heel veel kennis over medicijnen die ik niet heb.’ Dan zie je dat mensen denken ‘o ja natuurlijk!’ Medewerkers hoeven helemaal niet meteen alles goed te kunnen! Dat is echt goed om te beseffen.” Ze zijn daarna ook meer ontspannen. “De weerstand die ik heb meegemaakt is dus vaker angst en niet durven te laten zien dat ze niet zo behendig zijn,” noemt Brenda, “Maar de meeste mensen geven aan dat ze graag hulp willen. Over het algemeen wordt er heel enthousiast gereageerd.”

Een ander obstakel is dat mensen vaak geen tijd hebben om hun digitale vaardigheden te verbeteren. Ook daar probeert Brenda oplossingen voor te zoeken. “Nu krijgt elke medewerker van de manager maximaal 5 uur voor digicoaching tijdens werktijd. Dan kunnen we meerdere momenten even samen zitten,” zegt ze, “Ook als ze dat niet hadden verwacht zeggen mensen achteraf altijd: dat waren toch wel handige tips. Misschien is mijn enthousiasme ook wel aanstekelijk”, Brenda moet lachen.

Management doet ook mee

“De managers moet je echt meekrijgen voor het project Digitale vaardigheden”, benadrukt Brenda, “Als de managers er niet actief mee bezig zijn, krijg je de medewerkers ook minder goed mee. We geven daarom voor de managers een training van een uur over het belang van digitale vaardigheden. Daarin laten we zien wat de voordelen zijn en hoe ze dat als manager goed kunnen begeleiden. Ze kunnen bijvoorbeeld digitale vaardigheden bespreken in functioneringsgesprekken en benoemen dat ook verwacht wordt dat je digitaal vaardig bent.”

Hulp van ICT

Niet alleen het management, maar ook de IT wordt betrokken bij Zorggroep Almere. “We betrekken de IT nu bij ons project. Dat is wel wat lastig omdat ze over hun oren in het werk zitten”, legt Brenda uit, “Maar ze zien ook dat het hen heel veel vragen scheelt als we samenwerken.” Ook over deze samenwerking heeft Brenda een mooi praktijkvoorbeeld. “We merkten dat de meeste vragen over SharePoint en OneDrive gaan. We hebben samen met IT een online les over die applicaties gegeven. Die gaan we ook herhalen voor andere locaties. Dat zijn gewoon mooie oplossingen. We zitten natuurlijk in het beginproces, maar ik ben echt heel trots op ons project.”