Nikita Bakker is een van de vier digicoaches van VVT-organisatie Evean. Sinds 2022 zijn ze gestart met het project digitale vaardigheden, maar ze zien nu al mooie resultaten. ‘Een van de minder digitaal vaardige medewerkers is in een half jaar zó veranderd. Het werkt denk ik het beste als iemand die drempel niet meer in zijn hoofd heeft’.

Waarom ben je digicoach geworden?

‘Ik begon als digicoach toen ik nog studeerde, als bijbaan. In de vacature stond dat je, naast digitaal handig zijn, ook echt gevoel moest hebben voor met mensen werken en hun helpen. Dat sprak me zeer aan, het is tenslotte mensenwerk. Na mijn studie ben ik verder gegaan als digicoach en ben ik ook echt in deze baan gegroeid. Toen ik begon heb ik twee trainingen gedaan, maar ik leer ook grotendeels in de praktijk.’

Waarom zijn jullie bij Evean gestart met het project digitale vaardigheden?

‘Binnen de organisatie bleek dat veel medewerkers nog digitale starters waren. Zo vonden bijvoorbeeld zorgmedewerkers het lastig om te rapporteren of andere digitale taken te verrichten. Dat kost deze medewerkers dan ontzettend veel tijd, maar ook de collega’s eromheen, die vaak dan moeten bijspringen. Evean heeft een onderzoek uitgezet om te meten hoeveel van de medewerkers nou precies digitale starters zijn. Hier kwam maar liefst 20 procent van de medewerkers uit. De ICT-afdeling kon echter ook maar beperkt helpen, omdat zij telefonisch werken. Daarom is er een project digitale vaardigheden gestart, met de inzet van digicoaches. Het project begon in 2022 en inmiddels zijn we met 4 digicoaches.’

Werken jullie wel samen met ICT?

‘Jazeker. In het begin was het nog wel even zoeken wie nou precies wat zou doen. Maar inmiddels gaat dat goed! Soms krijgt ICT bijvoorbeeld een vraag van een medewerker die beter past bij de digicoaches. ICT stuurt deze medewerker dan door naar ons spreekuur. Doordat ICT onze contactgegevens meegeeft, weten medewerkers ons ook steeds beter zelf te vinden.’

Hoe bereiken jullie zelf de medewerkers?

‘In de eerste maanden was er weinig werk, dus we merkten dat het noodzakelijk was om te netwerken als digicoaches. Zeker omdat leidinggevenden niet altijd wisten wat we nou precies deden. We hebben toen de teammanagers bij Evean persoonlijk benaderd en vertelt wat wij kunnen bieden en dat als zij of hun teamgenoten vragen hebben, ze langs kunnen komen. Ook spoorden we teammanagers en zorgmedewerkers aan om anderen te vertellen over de digicoaching. We zagen dat mond-op-mond reclame nog het meest effectief was om medewerkers te bereiken. Het had wel tijd nodig voordat we hiervan de vruchten plukten, maar het was het echt waard. Op ons hoogtepunt hadden we 150 afspraken per maand, maar gemiddeld hebben we er rond de 80.

Verder hebben we een aantal posters op de grotere locaties gehangen met de tijden van onze spreekuren erop, om aandacht te vragen voor digicoaching. Op onze Intranetpagina plaatsen we ook elke 3 á 4 weken een berichtje, zodat we weer even in de lucht komen.’

Wat voor soort mensen coachen jullie?

‘Heel verschillend, dat kunnen teamleiders zijn die willen leren hoe snel iets kan, of juist zorgmedewerkers die in tranen naast je zitten omdat ze eigenlijk door de bomen het bos niet meer zien. De laatste groep voelt zich vaak overweldigd en wij helpen ze dan eerst even om die prikkels te verminderen. Zo verschillend als de medewerkers zijn, zo verschillend zijn ook de vragen die we krijgen. De ene keer krijgen we hele praktische vragen, bijvoorbeeld over hoe iemand in een bepaald systeem inlogt, en de andere keer gaat het veel meer om iemand basiskennis meegeven.’

Kun je meer vertellen over hoe jullie de minder digitaal vaardige medewerkers coachen?

Voor degenen die weinig vaardigheden hebben, gaan we eerst even in op het gevoel. Medewerkers waarderen het onwijs als iemand echt even luistert en ik vind het mensencontact ook heel leuk in deze baan. Een mooi voorbeeld was een medewerker die veel stress kreeg als ze een melding moest maken. Ik heb eerst besproken waar die stress nou precies vandaan kwam. Daarna gaf ik mee dat er eigenlijk niet zóveel mis kan gaan en vervolgens hebben we het stapje voor stapje gedaan. Ze schreef toen ook alle stappen op. De digicoaching heeft haar zo vooruit geholpen, na een half jaar durfde ze zelfs zelf nieuwe dingen te proberen of uit te zoeken. Ze kwam dan alleen nog bij mij om feedback te halen. Ze was zo veranderd. Ik denk dat wat het beste werkt, is als iemand die drempel niet meer in zijn hoofd heeft. Door meer te durven gaat het vaak ook beter!’

Hebben jullie ook weleens te maken met weerstand bij minder digitaal vaardige collega’s en hoe gaan jullie hiermee om?

‘Ja, hier hebben we zeker ook mee te maken. Vaak laten collega’s ons weten dat een medewerker hulp nodigt heeft bij zijn of haar digitale vaardigheden, maar dat die medewerker dat niet wilt. Als digicoach geven we aan dat het onwijs goed helpt als de collega’s aan die medewerker laten weten dat zij zelf ook naar de digicoach gaan. Langzaam breekt dan toch die muur af. Als digicoach gaan we dan ook wat vaker bij die persoon langs. Als tip aan andere digicoaches geef ik dan ook mee: blijf proberen, ook als medewerkers er geen zin in hebben. Uiteindelijk neemt die weerstand echt af en komen de medewerkers na de eerste keer weer terug.’

Hoe coachen jullie de digitaal vaardigere medewerkers?

‘Als iemand langskomt die al vaardiger is, stellen we de hulpvraag: ‘Wat wil je graag leren?’. We geven deze collega’s dan veel meer kant-en-klare stappen hoe ze iets kunnen doen. We helpen ze dan nog waar nodig. Maar stiekem geven we ze wel nog tips mee, bijvoorbeeld hoe ze iets nóg sneller kunnen doen in een bepaald programma. De tips laten we dan afhangen van het niveau van die medewerker.’

Tot slot: heb je nog een handige tip voor andere digicoaches?

‘Begin echt op tijd met bekendheid creëren voor digicoaching. Ik zou nu veel sneller van mezelf laten horen!’