In 2021 is Interzorg Noord-Nederland begonnen met het verbeteren van de digitale vaardigheden van de medewerkers. Het initiatief hiervoor kwam vanuit de ICT-afdeling. Ivo de Jong, projectmanager ICT, en Joan de Vries, coördinator Digivaardig Interzorg, vertellen hoe dit verliep.

‘We kregen bij ICT veel vragen die te maken hadden met onwetendheid op digitaal vlak’, vertelt Ivo. ‘Er kwamen bijvoorbeeld basale vragen over het ECD of over Office 365. Maar ook over hoe je online bij je loonstrookje komt of hoe je een applicatie op je telefoon krijgt.’
Bij Interzorg  vonden ze al langer dat het belangrijk is om de digitale vaardigheden van medewerkers te verbeteren. ‘We hebben toen vanuit ICT & HR de handschoen opgepakt en zijn na een korte inventarisatie het project Digitale vaardigheden gestart ’, legt Ivo uit.

Spin in het web

Uit de overdracht van het project naar de organisatie is de functie van coördinator ontstaan. Joan de Vries vult deze functie nu in. ‘Als coördinator ben ik degene die de contacten onderhoudt met de digicoaches. Ik zorg voor verbinding tussen de digicoaches en andere disciplines als ICT, HR en leidinggevenden. Hierdoor ontstaan korte lijnen en worden verbeteringen sneller centraal geregeld. Ook houd ik me bezig met hoe digitale vaardigheden organisatiebreed kunnen worden toegepast. Dit is erg fijn als ondersteuning voor de digicoaches en om stappen te maken, nu en voor in de toekomst,’ aldus Joan.

‘Vanuit ICT vinden we het belangrijk dat er iemand is die de spil is tussen alle afdelingen, in plaats van alleen vanuit ICT te handelen,’ vertelt Ivo. Op die manier kan Joan zien wat vanuit alle afdelingen nodig is om het project zo succesvol mogelijk te laten zijn.’

Enthousiasme in de organisatie
Medewerkers enthousiast maken om aan de slag te gaan met hun digitale vaardigheden is een belangrijk onderdeel van het project, vertelt Ivo. ‘Ik denk overigens dat er bij de zorgmedewerkers wel interesse en enthousiasme is voor digitale vaardigheden. Kijk maar naar hoeveel mensen Facebook en Instagram gebruiken. Vooral omdat deze sociale mediaplatformen heel gebruiksvriendelijk zijn. Ook als je weinig digitale vaardigheden hebt, kun je er al snel mee uit de voeten. Daarnaast vinden mensen het leuk om deze platformen te gebruiken.’
De digitale middelen in de zorg zijn vaak toch lastiger om te gebruiken en wekken minder enthousiasme op bij medewerkers, merkt Ivo. ‘Veel zorgmedewerkers willen namelijk zorg verlenen in hun werk en zich niet  bezighouden met digitale middelen. Ons doel is om duidelijk te maken dat je je werk in de zorg beter kan doen als je digitaal vaardiger bent. Je houdt meer tijd over voor de cliënt, dankzij digitale vaardigheden. Daar worden medewerkers wél enthousiast van!’
Daarnaast worden de digicoaches al snel geïntroduceerd bij nieuwe medewerkers.

‘In de bijeenkomsten voor nieuwe medewerkers vertellen we het belang van digitale vaardigheden en wat een digicoach kan betekenen. Vervolgens krijgt men ook een afspraak met een digicoach om ze te ondersteunen bij het digitaal werken,’ vertelt Joan.

Samenwerking tussen ICT & Digicoaches in de praktijk

De ICT-afdeling en de digicoaches zijn nauw met elkaar verbonden binnen Interzorg. Zo helpen ze allebei bij vragen van de zorgmedewerkers. Het verschil zit echter in hoe ze de medewerkers helpen, vertelt Ivo. ‘Heb je een technisch probleem, dan biedt ICT je hier een oplossing voor. Maar de digicoach zal de tijd nemen om naast de medewerker te gaan zitten en het stap-voor-stap uit te leggen. Ook geven digicoaches trainingen in kleine groepen. Zij kunnen vaak  op een begrijpelijkere manier de kennis overbrengen op de zorgmedewerkers dan de technische IT-medewerkers,’ aldus Ivo.
Maar de samenwerking gaat verder dan alleen hulp bij vragen. Vanuit ICT wordt er bijvoorbeeld gekeken welke digitale ontwikkelingen eraan komen. Een mooi voorbeeld hiervan was toen Interzorg een nieuw verpleegoproepsysteem kreeg. De ouderwetse drukknoppen werden ingeruild voor nieuwere technologie: een zorgtechnologiesysteem met slimme optische sensoren. Als er iemand valt, komt de melding binnen via de smartphone. ‘De Digicoaches konden hierin ondersteunen door de zorgmedewerkers mee te nemen door dit nieuwe systeem. Dit gaf vertrouwen in de technologie, omdat zij ook in de zorg werken en elkaar begrijpen,’ legt Ivo uit. Wanneer er nieuwe digitale processen en updates van belangrijke programma’s aankomen, zoals het ECD, worden digicoaches nu ook eerder betrokken.

Joan fungeert als brug tussen de digicoaches en de ICT’ers en geeft belangrijke updates en ontwikkelingen aan beide partijen door. Ivo vindt de informatie vanuit de Digicoaches erg waardevol. ’De digicoaches zien vaak beter wat er op een locatie speelt dan de ICT’ers, omdat de ICT’ers op een aparte afdeling werken. Ook zie ik hoe de digicoaches communiceren op Intranet in veel begrijpelijkere taal. Hierdoor komt bij ons veel meer het besef hoe je het beste informatie overbrengt. De ICT’ers en de digicoaches leren echt van elkaar.’

Applicatiebeheerders en digicoaches slaan handen ineen
Ook een mooie samenwerking is ontstaan tussen de applicatiebeheerders en de digicoaches. ‘Op dit moment loop er een pilot bij drie locaties, waarbij de applicatiebeheerder samen met de digicoaches 1 keer per maand een ronde door de locatie maakt,’ vertelt Joan. ‘Door in gesprek te gaan met medewerkers halen ze samen vragen naar boven die anders niet gesteld worden. Problemen waar medewerkers in de dagelijkse praktijk tegen aan lopen kunnen door soms een kleine wijziging of tip opgelost worden. Een bijkomend voordeel is dat de zichtbaarheid van de applicatiebeheerder en de digicoach wordt vergroot en de drempel om hulp te vragen juist verlaagd.’

Regionale samenwerking

Niet alleen zet Interzorg mooie stappen op het gebied van digitale vaardigheden binnen de eigen organisatie, ook kijken ze hoe ze nog kunnen leren en kennis delen binnen de regio. ‘Inmiddels is de eerste regionale bijeenkomst een feit,’ vertelt Joan. ‘Dertien verschillende zorgorganisaties uit de drie noordelijke provincies bundelen de krachten door kennis en ervaringen te delen. Samen kijken we wat er in de toekomst nog op ons afkomt en hoe we hier het beste op kunnen inspelen.’

Tips

Ivo en Joan geven graag nog wat waardevolle tips mee voor andere projecten rondom Digitale vaardigheden:

• Zorg ervoor dat je in het begin commitment krijgt van het (midden)management en je collega’s, om het project goed te kunnen starten.
• Je hoeft niet het wiel opnieuw uit te vinden. Sluit bijvoorbeeld aan bij landelijke bijeenkomsten (Digivaardig in de zorg is hier een voorbeeld van) en kijk wat er al geschreven en ontwikkeld is.
• Blijf in je communicatie focus houden op waarom de organisatie de digitale vaardigheden wil verbeteren: zodat zorgmedewerkers meer tijd overhouden voor cliënten.