In 2021 startte Isala ziekenhuis met een project over digitale vaardigheden. Marjon Pot werkt als operationeel leidinggevende op de polikliniek preoperatief onderzoek bij Isala en investeert ook in de digitale vaardigheden van haar team. ‘De wereld verandert en het is onze taak als leidinggevenden om onze medewerkers hier klaar voor te maken’, vertelt ze.

Steeds digitaler door corona

Zoals bij veel zorgorganisaties, was in het Isala ziekenhuis de coronacrisis aanleiding om anders te gaan werken. Vóór de coronacrisis werden patiënten voor een operatie gescreend op de polikliniek. Sinds de coronatijd gebeurt dit voor 95 procent telefonisch. Marjon merkt dat die verandering een positief effect heeft. ‘Patiënten zijn tevredener, omdat ze niet standaard naar het ziekenhuis hoeven voor een afspraak op de polikliniek’, vertelt ze. ‘Ook denken we sinds de coronatijd meer in digitale oplossingen.’ Patiënten maken bijvoorbeeld meer gebruik van hun DigiD en kunnen hiermee al digitaal vragenlijsten invullen. ‘Met deze informatie kunnen we de gesprekken goed voorbereiden. Patiënten luisteren extra aandachtig bij een telefoongesprek en wij kunnen gerichter vragen stellen.’

Digibewuste medewerkers

Dat de zorg steeds digitaler wordt, betekent ook dat de digitale vaardigheden van medewerkers moeten meebewegen. ‘Dat wat je digitaal vraagt van je patiënt, moet je eigenlijk nog meer vragen van je medewerker’, zegt Marjon. ‘Als je bijvoorbeeld wilt dat een patiënt digitaal een vragenlijst invult, moet de medewerker beter dan de patiënt begrijpen hoe dat werkt.’ Marjon vertelt dat de coronatijd veel medewerkers bewust heeft gemaakt van wat er digitaal en daarmee ook efficiënter kan. ‘Daardoor zijn medewerkers meer bereid om stappen te maken op digitaal vlak. Er zijn nu bijvoorbeeld twee verpleegkundigen in mijn team die meedenken over wat we nodig hebben om digitaal vaardiger te worden. Dat is een hele goede ontwikkeling. Ik wil namelijk niet alleen digitaal vaardige, maar vooral ook digitaal bewuste medewerkers: collega’s die meedenken over hoe we het op digitaal gebied nog handiger kunnen doen.’

Vaardigheden op maat

Marjon kijkt ook welke digitale vaardigheden voor de verschillende functies nodig zijn. ‘Er is bijvoorbeeld een verschil tussen de verpleegkundige, die met het patiëntendossier werkt, en een secretaresse, die afspraken moet maken’, legt ze uit. Marjon laat medewerkers vrijblijvend een zelfscan invullen. Dit is een digitale vragenlijst over verschillende digitale vaardigheden. De medewerkers kunnen in de scan aangeven hoe vaardig ze zichzelf vinden op ieder onderwerp. Aan het einde zien ze hoe goed ze hebben gescoord en waar ze nog aan kunnen werken.

Tijdens jaargesprekken bespreekt Marjon deze scan. ‘Mensen hoeven de uitslag niet te delen, maar ik vraag ze wel wat ze willen leren op digitaal gebied. Bijvoorbeeld blind typen, of een Outlookcursus. Dat zorgt ervoor dat mensen er toch opnieuw over nadenken.’

Begeleiden en stimuleren

Het is goed om medewerkers genoeg begeleiding te geven op digitaal gebied, stelt Marjon. Zeker wanneer je te maken krijgt met nieuwe applicaties. ‘Als je een overgang onvoldoende kan begeleiden als leidinggevende, zou die verandering voor onrust kunnen zorgen.’ Haar team werkte bijvoorbeeld eerst met Skype, maar stapte toen over naar Microsoft Teams. Tijdens deze transitie heeft Marjon de digicoaches van Isala gevraagd om naar haar afdeling te komen. ‘We dachten natuurlijk van onszelf dat we heel digivaardig waren’, zegt Marjon lachend, ‘maar toen de digicoaches kwamen helpen, gaven ze ons zoveel andere kennis.’
Daarnaast stimuleert Marjon haar collega’s om zich verder te verdiepen in digitale mogelijkheden. In het Isala ziekenhuis wordt er jaarlijks een ‘digimarkt’ georganiseerd met marktkraampjes, waar specialisten uit het ziekenhuis een interessant digitaal middel laten zien dat ook handig kan zijn voor collega’s. ‘Ik geef de verpleegkundigen de tijd om daarheen te gaan’, zegt Marjon. ‘Veel verpleegkundigen denken bij digitale vaardigheden toch: “What’s in it for me? Ik doe mijn werk toch goed?” Maar er verandert steeds wat op digitaal gebied. Daarom vind ik het belangrijk dat ze ook de tijd krijgen voor dit soort dingen.’

Samenwerking met de projectleider

Met de projectleider van het project Digitale vaardigheden werkt Marjon fijn samen. ‘De projectleider vindt het heel prettig om te weten wat er op de werkvloer speelt. We zijn echt een team, in plaats van dat zij erboven staat.’ De projectleider attendeert Marjon er ook op dat leidinggevenden ook aan de slag moeten met digitale vaardigheden. ‘Ik zeg dan bijvoorbeeld tegen andere leidinggevenden dat het goed is om naar de digimarkt te gaan’, zegt Marjon. ‘Ik zie namelijk vaak dat leidinggevenden niet weten wat ze niet weten. Ook wij moeten geschoold worden én blijven over digitale vaardigheden.’

Belang van meekomen

Of het nu gaat om het voorbereiden van het bezoek van patiënten aan de polikliniek tot het invullen van hun dossiers: digitale vaardigheden zijn noodzakelijk. ‘De wereld verandert en daarmee de ziekenhuiswereld ook’, sluit Marjon af. ‘Het is onze taak als leidinggevenden om medewerkers hierop voor te bereiden. En we moeten ervoor zorgen dat de technologie bruikbaar is voor iedereen. We sturen bijvoorbeeld nu sms’jes om patiënten te attenderen op dat ze een afspraak moeten maken, een afspraak hebben of wanneer patiënten digitaal informatie hebben klaarstaan over de anesthesiesoort die ze voor hun operatie krijgen. Deze informatie brengen we volgende maand ook over met animaties.’