Robert van Berkel (links), programmamanager van Thebe Leert, en Paul Kouwenberg, informatieadviseur Digitale Transformatie

Sinds kort kunnen medewerkers van VVT-organisatie Thebe in een Digitaal Leerlandschap zelf aan de slag met het vergroten van hun digitale vaardigheden. Paul Kouwenberg en Robert van Berkel, drijvende krachten hierachter, vertellen er meer over.

Zorgtechnologie, e-health, ICT: het hoort er tegenwoordig allemaal bij in de zorg, vinden ze bij Thebe (langdurige zorg en thuiszorg in Midden- en West-Brabant). De organisatie investeert dan ook al ruim 2,5 jaar in het versterken van de digitale vaardigheden van (zorg)medewerkers.

“Zo zijn er binnen de verschillende teams inmiddels 34 digicoaches actief die de ongeveer 800 digitale starters in onze organisatie ondersteunen”, vertelt Paul Kouwenberg, informatieadviseur Digitale Transformatie. “Zij hebben voor deze rol ook uren gekregen.” De digicoaches komen maandelijks bij elkaar. Tussendoor delen zij informatie via hun eigen Teams-omgeving.

Kritieke prestatie-indicatoren
Met behulp van kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) bracht Thebe onder meer in kaart hoeveel collega’s in 2021 geholpen werden door de digicoaches. “We ontvingen input van 20 coaches, die 350 collega’s ondersteunden. In totaal besteedden zij daar 366 uren aan”, somt Kouwenberg op.

Ook is in kaart gebracht waar de leerbehoeften van medewerkers liggen. “Dat bleek heel verschillend”, vertelt Robert van Berkel, programmamanager van Thebe Leert! (dat zich richt op de ontwikkeling van medewerkers). “Veel voorkomende vragen gaan over basisvaardigheden, zoals het toevoegen van een bijlage aan een mail of het online lezen van een salarisstrook. Verder willen medewerkers graag meer weten over bijvoorbeeld Office, zorgapplicaties, datalekken, wachtwoorden, e-health, zorgtechnologie.”

Vijf thema’s
Om niet alleen digitale starters te kunnen bedienen, maar ook medewerkers die al wat verder zijn in hun digitale ontwikkeling, heeft Thebe een Digitaal Leerlandschap gecreëerd, dat op 12 april 2022 live is gegaan (zie afbeelding). Hier vinden medewerkers korte animaties en filmpjes over vijf thema’s: applicaties (zoals het ECD), apparaten (bijvoorbeeld iPhone, Chromebook), informatie zoeken, werken met Teams en kantoor (waaronder Outlook, OneDrive, SharePoint).

Bij de thema’s staat uitleg op verschillende niveaus, zodat iedere medewerker er iets van zijn gading vindt. “Er is bijvoorbeeld een leerlijn voor mensen die kennismaken met Excel, maar ook een voor digiprofessionals die ingewikkelde bewerkingen met dit programma willen uitvoeren”, aldus Van Berkel. De komende tijd zal de digicoach collega’s steeds vaker rechtstreeks doorverwijzen naar het Digitaal Leerlandschap, is de bedoeling. “Of naar het ICT-Servicecentrum, als het gaat om meer technische vragen.”

Werk-in-uitvoering
Het Digitaal Leerlandschap is nog niet af. “We vragen medewerkers steeds: Wat wil je graag leren? Welke informatie kunnen we toevoegen?” zegt Kouwenberg. “Zo willen we optimaal aansluiten bij hun behoeften.”

Bekijk hier een poster van het Digitaal Leerlandschap

Moet je al niet enigszins digitaal vaardig zijn om je door het Digitaal Leerlandschap te kunnen bewegen? “Dat valt wel mee”, vindt Van Berkel. “Het Digitaal Leerlandschap is toegevoegd aan onze online leeromgeving op intranet. Medewerkers kennen die omgeving vrijwel allemaal, omdat ze hier hun bijscholingen volgen. Navigeren door het Digitaal Leerlandschap gaat op dezelfde manier en zal dus voor de meesten niet zo’n probleem zijn.”

Zelftest aangepast
Thebe maakt regelmatig gebruik van wat de coalitie Digivaardig in de zorg organiseert en ontwikkelt. “We doen bijvoorbeeld mee met webinars om kennis te delen met andere zorgorganisaties”, vertelt Paul. “Ook zijn onze digicoaches getraind door Buro Strakz, dat werkt in opdracht van de coalitie. Verder gebruiken we de Zelfscan, die we trouwens wel hebben aangepast aan de situatie binnen Thebe.”

Corona als versneller
Terugkijkend, welke successen zijn behaald? En welke knelpunten waren er? “Het grootste succes is dat we de digicoach zo duidelijk hebben gepositioneerd”, zegt Kouwenberg. “En natuurlijk zijn we ook trots op het Digitaal Leerlandschap, al moet dat zijn waarde nog bewijzen.”

Het grootste knelpunt was de weerstand die sommige medewerkers voelden tegen de toenemende digitalisering. Van Berkel hierover: “Vaak bleek daar iets achter te zitten. Bijvoorbeeld de overtuiging: ik kan dit niet. Dáár moet je dan mee aan de slag. Vandaar ook dat we de digicoaches omarmd hebben.”

Inmiddels is de weerstand volgens Van Berkel een stuk minder dan 2,5 jaar geleden. Niet alleen dankzij bewust beleid, maar ook door de coronapandemie. “Die leidde tot meer animo voor bijvoorbeeld webinars en onlineoverleg. Inmiddels hebben de meeste medewerkers de digitalisering wel omarmd.”

Verandering als constante
Kouwenberg en Van Berkel benadrukken hoe belangrijk het is om binnen de organisatie voortdurend aandacht te houden voor digitale vaardigheden. “Er blijft continu werk aan de winkel. De digitale ontwikkelingen gaan immers snel”, zegt Kouwenberg. “Daarom willen we er de komende jaren naartoe dat medewerkers wennen aan verandering als constante.”

Het streven is dat medewerkers binnen enkele jaren zelf weten hoe ze hun digitale vaardigheden op peil kunnen houden met behulp van informatie die op internet te vinden is. Kouwenberg tot slot: “Het Digitaal Leerlandschap moet zichzelf uiteindelijk overbodig maken.”

Tips
1. Zet het belang van de cliënt voorop
“Uiteindelijk draait het om goede zorg voor cliënten. Maak medewerkers duidelijk dat digitale ontwikkelingen eraan bijdragen dat je die goede zorg kunt leveren.”
2. Investeer in draagvlak
“Met de introductie van digicoaches gaf de organisatie het signaal dat ze medewerkers wilde ondersteunen. Daardoor nam het draagvlak voor de digitale transformatie toe.”
3. Werk domeinoverstijgend
“Een project over digitale vaardigheden is niet alleen iets voor de ICT-afdeling: het gaat de hele organisatie aan. Werk dus samen.”
4. Vergroot de zichtbaarheid
“Het Digitaal Leerlandschap is aangekondigd op affiches; de digicoaches kregen posters met hun naam erop. Successen werden ook via social media gedeeld.”
5. Werk samen met hogescholen
“Studenten doen bij ons regelmatig onderzoek naar digitalisering en houden ons zo scherp.”
6. Neem de tijd
“Veranderingen kosten tijd. Neem die tijd! En blijf rustig ademhalen.”

Auteur: Femke van den Berg

Dit artikel is eerder verschenen in ICT& Health magazine nr 2 – 2022