Digitale vaardigheden zijn belangrijk maar het maakt ook veel verschil of digitale applicaties gebruiksvriendelijk zijn. Linda Willekens en haar ICT-collega’s bij GGZ Oost Brabant houden zich continu bezig met het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid van hun Elektronisch Patiëntendossier (EPD). Het geheim? Zorgvuldige afstemming met de behoeftes op de werkvloer.

Linda Willekens werkt al 12 jaar bij GGZ Oost Brabant, in eerste instantie als informatieanalist, inmiddels als informatiemanager. In die hele periode stond het verbeteren van het EPD centraal in haar werk.

Linda Willekens, informatieanalist en informatiemanager bij GGZ Oost Brabant

Hoe was de EPD-situatie toen je hier startte?
“Moeizaam. Toen ik met zorgverleners ging praten kreeg ik bakken ellende over me heen. Het systeem was veel te langzaam en ze gebruikten maar twee of drie dingen. Ik ben in gesprek gegaan met de EPD-leverancier over de traagheid van het systeem. Ook hebben we een ‘blikveld’ gemaakt waardoor de meest gebruikte onderdelen meteen in het zicht staan. In de loop der jaar kwamen er meer applicaties bij zoals voor medicatie, vragenlijsten, e-health. Toen heeft onze leverancier een nieuw EPD ontwikkeld. Sinds we dat hebben uitgerold merk ik dat mensen veel enthousiaster zijn.”

Wat maakt een EPD gebruiksvriendelijk?
“Soms wil een zorgorganisatie heel veel risico’s afdekken met het EPD. Dan krijg je dat een zorgverlener ontzettend gefrustreerd wordt omdat het niet lukt iets op te slaan doordat er nog ergens een vinkje moet worden gezet. Dan voldoe je wel aan de eisen van de zorgverzekeraar maar kan de zorgverlener er niet mee werken.”

“Wij hebben kritisch gekeken naar al die controles en er zoveel mogelijk weggehaald. Doel is dat het EPD het primaire proces zo veel mogelijk ondersteunt. Ook hebben we de stap gezet om alles wat een zorgverlener niet nodig heeft zoveel mogelijk uit het EPD te halen, in ieder geval uit de meest zichtbare laag. Alleen de meest relevante informatie is meteen zichtbaar. Met dit nieuwe EPD zijn we net live gegaan als test voor een groep van 70 ambulante zorgverleners. Per 1 januari gaan we hiermee live voor de hele organisatie.”

“We streven ook naar goede integratie met andere applicaties zoals het cliëntenportaal MijnGGZOostBrabant. Alle informatie uit het EPD komt vanzelf op het cliëntenportaal, daar hoeven behandelaren niks voor te doen. Behandelaren hadden hiervoor veel koudwatervrees maar ik heb nog nooit een klacht ontvangen.”

Hoe gaat het ontwikkelen van een nieuw EPD?
“Wij als ICT-afdeling bouwen een prototype en daar laten we een groep medewerkers op schieten. Dat werkt het beste, is onze ervaring. Wij weten behoorlijk goed wat zorgverleners nodig hebben, we lopen regelmatig mee. Een EPD-leverancier weet dat veel minder, die kijkt veel meer vanuit de eisen van wet- en regelgeving. Elke 2 maanden hebben we ook onze EPD-gebruikersgroep waarin elke discipline vertegenwoordigd is.”

Wat heb je als zorgorganisatie nodig om dit te kunnen leveren?
“Onze EPD-leverancier NEXIS levert een blokkendoos en wij kunnen die blokken plaatsen waar we willen. Wij hebben ook mensen met een technische achtergrond die de blokken precies kunnen aanpassen aan onze behoeftes. Wij hebben dus zelf mensen in dienst die kunnen programmeren. Ondanks dat ICT’ers heel schaars zijn, lukt het ons toch goede mensen te vinden. Vooral de jongere generatie wil echt iets kunnen toevoegen en kiest dan eerder voor de zorg dan voor een IT-bedrijf.”

Merk je verschillen in digitale vaardigheden bij de medewerkers? En houd je daar rekening mee?
“Mensen verschillen absoluut in zekerheid of handigheid. De jongere generatie is trouwens niet per definitie handiger dan de oudere. Juist mensen die niet zo handig of zeker zijn, benader ik bewust om mee te doen aan de pilot met een nieuw EPD. Dan weten we namelijk echt of het werkt. Ze moeten zonder nadenken de weg kunnen vinden in het EPD. Als dat niet lukt, hebben wij iets fout gedaan.”

“Wat ik vaak merk is dat mensen bang zijn om ergens op te klikken. Ze blijven daarom hangen bij wat ze kennen. Maar wij zorgen er nou juist voor dat je overal op kunt klikken zonder dat er iets fout gaat.”

Hoe leren jullie medewerkers het EPD te gebruiken?
“Als je in dienst komt, krijg je een training, een introductie in alle systemen. Maar in anderhalf uur kun je niet het hele EPD leren. Het verschilt ook per functie wat je nodig hebt. We hebben verder een paar korte handleidingen gemaakt en we vragen de mensen op locatie om nieuwe collega’s in te werken. Mensen kunnen ook bij ons terecht voor 1-op-1-trainingen, dan laten we bijvoorbeeld zien hoe spraakherkenning werkt voor het rapporteren, of hoe je in een e-healthapplicatie komt. E-learnings hebben we geprobeerd maar dat was trekken aan een dood paard. Het kostte heel veel tijd om ze actueel te houden en mensen gebruikten ze niet.”

Wat zijn de uitdagingen voor de toekomst?
“Per 1 januari gaan we overet zorgprestatiemodel. Dat is een nieuwe manier van bekostigen in de ggz. Het doel is dat het simpeler is voor de cliënt en de zorgverlener. Minder regels en minder administratie. Maar over dat laatste heb ik mijn twijfels. Dus wij hebben gezegd: we gaan onze processen weer enorm onder de loep nemen zodat we de lastendruk wel kunnen verlichten.”

“Ik zou verder nog wel op grotere schaal spraakherkenning willen inzetten. Ook wil ik het EPD graag weghalen uit de Citrix-omgeving en webbased maken zodat behandelaren rechtstreeks vanuit het EPD kunnen beeldbellen met cliënten. Veel medewerkers snappen het verschil tussen in of buiten Citrix niet, dat leidt tot veel frustratie. En voor de klinische setting gaan we over op de kliniekapp, een klinische versie van het EPD op een tablet. Nu staan er computers waarop je kan rapporteren, maar als je gewoon met een iPad op de bank kan gaan zitten, is dat veel makkelijker en vooral cliëntvriendelijker.”