Ouderenzorgorganisatie Groenhuysen is per 1 november 2022 gestart met Digitale vaardigheden. Projectleider Kim van Etten vertelt hoe het project is ontstaan en hoe de digicoaches nu al de verbindende schakel vormen tussen de servicedesk en zorgmedewerkers.

De behoefte aan het verbeteren van digitale vaardigheden kwam bij Groenhuysen vanuit verschillende hoeken. ‘ICT merkte bijvoorbeeld dat innovaties niet lekker werden opgepakt, of mensen hadden moeite met hun digitale leeromgeving’, vertelt Kim. Ook het bestuur van Groenhuysen vindt het belangrijk dat er aandacht wordt besteed aan dit onderwerp. ‘Het bestuur wil zich klaarmaken voor de toekomst. We moeten sneller, efficiënter en meer digitaal gaan werken in de zorg. Ze zien daar veel kansen, maar dan moeten de medewerkers ook mee kunnen komen,’ zegt Kim, ‘Het inzetten van digicoaches past goed bij die ontwikkeling.’ Om de medewerkers te helpen met hun digitale vaardigheden, heeft de organisatie 6 digicoaches ingezet.

De bestuurders van Groenhuysen ondersteunen het project actief. ‘Ze hebben ons niet alleen budget gegeven voor het project’, zegt Kim, ‘maar ze zijn onlangs ook langsgegaan bij verschillende locaties om iedereen op de hoogte te brengen van de toekomstplannen. Toen hebben ze ook verteld over de digicoaches. Het is voor ons heel fijn dat de bestuurders zo betrokken zijn.’

De rol van de digicoach
In het begin was het wel een uitdaging om helderheid te scheppen over het takenpakket van de digicoaches. ‘De verwachtingen van managers over wat de digicoaches precies gingen doen, lagen nog uit elkaar’, vertelt Kim, ‘Je zet van tevoren wel op papier wat een digicoach doet en wat niet, maar in de praktijk moet je dit nog bijsturen. Gelukkig stonden al gauw de neuzen dezelfde kant op.’

Kim en de digicoaches zijn nu vooral bezig om informatie op te halen over de digitale vaardigheden op de werkvloer. ‘We proberen te achterhalen waar de problemen zitten met betrekking tot digitale vaardigheden en wat de beste aanpak is. Wat merken de digicoaches bijvoorbeeld bij medewerkers? Wat zijn de pijnpunten op digitaal gebied? Verder zijn we aan het kijken hoe de digicoaches zichzelf het beste kunnen neerzetten’, zegt Kim. De digicoaches werken inmiddels op verschillende locaties, waar de digicoaches op teamniveau de medewerkers digitaal ondersteunen. ‘Er komen nu al mensen naar de digicoaches toe met vragen’, vertelt Kim, ‘maar ook sluiten digicoaches aan bij werkoverleggen en komen er zo vragen naar boven.’ Daarnaast helpen de digicoaches ook bij implementaties van zorgtechnologieën en -domotica, waarbij zij de werknemers coachen.’

Diverse digicoaches
De 6 digicoaches van Groenhuysen hebben allemaal eerder een andere rol vervuld als zorgmedewerker. ‘We hebben een hele diverse groep’, vertelt Kim, ‘De digicoaches werken in verschillende clusters binnen onze organisatie. De toewijzing van de clusters hebben wij gedaan op basis van de eerdere werkervaring van de digicoaches. Ze begrijpen namelijk het beste wat die medewerkers nodig hebben en het zorgt voor een stukje herkenbaarheid.’
De digicoaches benaderen medewerkers met verschillende functies anders. ‘De medewerkers in de thuiszorg zijn bijvoorbeeld veel meer op pad’, legt Kim uit, ‘dus dan benaderen de digicoaches hen digitaal.’

Samenwerking met servicedesk
Met de servicedesk is er een vruchtbare samenwerking ontstaan. ‘We spreken eens in de twee weken met de servicedesk af om te kijken welke vragen binnenkomen en hoe we het beste daarop kunnen inspelen’, vertelt Kim. Soms kan een probleem worden opgelost door de digitale vaardigheden van een zorgmedewerker te verbeteren en gaan de digicoaches aan de slag. Maar een melding kan ook komen omdat er bijvoorbeeld iets moet worden aangepast in een applicatie, wat ICT oppakt. ‘Deze samenwerking is heel fijn, omdat digicoaches zo snel frustraties kunnen wegnemen als mensen tegen digitale problemen lopen. Wanneer er veranderingen zijn op ICT-gebied voor de hele organisatie, kunnen de digicoaches hierbij ook medewerkers voorbereiden op deze verandering, hierin coachen en ondersteunen.’

Meer verbinding
Het project Digitale vaardigheden is nog niet zo lang bezig binnen Groenhuysen, maar Kim merkt nu al positieve veranderingen. ‘Medewerkers lopen veel minder tegen een muur op digitaal gebied nu er een digicoach is die hen kan helpen.’ Dat zorgt ook voor een stuk minder frustratie, maar dit is niet het enige voordeel volgens Kim. De digicoaches zijn namelijk een hele fijne verbindende factor tussen zorgmedewerkers en de servicedesk. ‘De digicoaches laten bijvoorbeeld ook zien hoe medewerkers het beste een melding kunnen maken bij de servicedesk, zodat zij die melding weer sneller kunnen oppakken’, zegt Kim, ‘Deze verbinding is van grote waarde. Het zorgt voor meer vertrouwen en de relaties onder de afdelingen worden sterker.’

Tip
Kim sluit het interview af met een tip: ‘Zorg ervoor dat medewerkers de digicoach niet zien als ‘nog een verandering’ waar ze mee moeten omgaan, maar als een toevoeging! Benadruk bijvoorbeeld dat wanneer je digitaal meer onder de knie hebt, dat ook veel fijner werken is. De digicoach moet voelen als iets prettigs, ze zijn er om je verder te helpen.’