Gehandicaptenzorgorganisatie Cosis start in januari 2020 met een groot project digitale vaardigheden voor alle medewerkers. Wat ging daaraan vooraf? Hoe kwam de organisatie tot een plan dat gesteund wordt door de Raad van Bestuur?

“Achteraf gezien hadden we eerder moeten beginnen met het verbeteren van de digitale vaardigheden van onze medewerkers”, zegt Jan Hoogstra, programmamanager bij het Cosis Service Centrum. “Want met de implementatie van het nieuwe ECD dit jaar liepen we keihard tegen dit probleem aan. Natuurlijk hadden we voor iedereen een training georganiseerd, maar we zagen dat het bij een flinke groep mensen gewoon niet landde. We merken dat sommige medewerkers afhoudend zijn in het gebruik van het systeem en dat ze niet echt open staan voor verandering. Sommigen mijden digitaal zelfs volledig en vragen altijd hun collega’s om een dossier in te vullen of een melding te doen.”

Jan Hoogstra (foto: Mirella Boot fotografie)

Digitale ambities
Cosis besloot om het probleem van beperkte digitale vaardigheden goed aan te pakken. Hoogstra: “Steeds meer processen in onze organisatie worden gedigitaliseerd. Als medewerkers voldoende digitaal vaardig zijn, levert dat veel tijdswinst op. Die tijd kunnen ze weer besteden aan de cliënten.” Ook heeft de organisatie digitale ambities: ze wil nieuwe technologieën als virtual reality en kunstmatige intelligentie gaan inzetten. Maar dat lukt alleen als medewerkers ook met deze technologieën kunnen werken.

Landelijke ontwikkelingen
Hoogstra startte na de zomer met het maken van een projectplan, samen met collega’s van HR, communicatie en opleidingen en de projectleider digitale zorg, en ondersteund door Suzanne Verheijden. Wat het proces versnelde, was dat Cosis kon aanhaken bij landelijke ontwikkelingen. Andere zorgorganisaties, zoals ’s Heeren Loo en een aantal ouderenzorginstellingen van Utrechtzorg, hebben al een bepaalde aanpak ontwikkeld. Ook levert de coalitie Digivaardig in de zorg materialen die elke zorgorganisatie kan gebruiken, zoals een format voor een projectplan, communicatiemateriaal en een website met leermiddelen. “Alles wat er al is, gebruiken we, dat gaan we niet nog een keer zelf doen.”

Inmiddels heeft Cosis een uitgewerkt projectplan dat is goedgekeurd door de Raad van Bestuur. Dat ging niet zonder discussie, vertelt Hoogstra. “De leden van de Raad van Bestuur zagen wel de noodzaak, maar het vraagt om een behoorlijke investering. We hebben komend jaar een projectleider nodig en zo’n 6 à 7 digicoaches. Gelukkig besloten ze digitale vaardigheden tot een van de speerpunten te maken. Wij hebben de Raad van Bestuur al in een vroeg stadium meegenomen in onze plannen, dat heeft daarbij zeker geholpen.”

Samenwerken in de regio
In januari gaat het project echt van start, verwacht Hoogstra. Op dit moment worden de projectleider en de digicoaches geworven. De nieuwe projectleider gaat contact zoeken met het zorgonderwijs en met andere zorginstellingen in de regio om hun aanpak goed op elkaar af te stemmen. Sommige organisaties zijn al bezig met digitale vaardigheden en Hoogstra verwacht dat nog meer zorginstellingen het zullen oppakken.

En als organisaties nog twijfelen of dit probleem ook bij hen speelt? “Kijk eens naar welke vragen er bij de helpdesk gesteld worden. En neem de loggegevens van het ECD eens door, anoniem natuurlijk: hoeveel mensen hebben er nog nooit ingelogd? Of ga gewoon eens praten met de medewerkers over hoe ze de systemen precies gebruiken. Je zult verbaasd zijn over de antwoorden die je krijgt.”

Dit artikel is eerder verschenen in ICT&Health magazine nr. 6-2019