Een nieuw thema in korte tijd hoog op de agenda krijgen én uitrollen in meerdere organisaties. Het lukte op het gebied van digitale vaardigheid binnen zorgconcern Espria en de daarbij aangesloten zorgorganisaties, dankzij de inzet van een aantal medewerkers. Eerst door afzonderlijk aan de slag te gaan binnen de eigen organisatie en vervolgens door de krachten te bundelen binnen Espria. Medewerkers van de verschillende organisaties maakten kennis met elkaar, schreven een adviesvoorstel en presenteerden dit tijdens een overleg met de directies. Changuna Bijvank (projectleider Icare) en Rene Blook (informatiemanager Digitaal aan Zet) vertellen: “Unaniem werd toen gezegd: hier moeten we samen voor gaan.”

In de afgelopen jaren was Changuna Bijvank als projectleider samen met twee collega’s betrokken bij de uitrol van een nieuw digitaal zorgdossier-classificatiesysteem. Al snel merkte ze dat de digitale vaardigheden van medewerkers een groot aandachtspunt was en dat medewerkers zich soms zorgen maakten over het bijbenen van de digitale ontwikkelingen. Op dat moment kwam ook het landelijke programma Digivaardig in de zorg in beeld, waar Changuna haar ervaringen binnen Icare kon delen. Samen met haar collega’s besloot zedat het tijd was voor actie, zowel binnen Icare als binnen Espria. “Het thema was nog niet opgenomen in ons meerjarenplan, maar had volgens ons zeker aandacht nodig,” vertelt Changuna. “Samen hebben we toen een plan gemaakt en de verbinding gezocht met Rene bij Espria.”

Digitaal aan Zet
Tegelijkertijd werden binnen Espria de eerste stappen gezet voor een beleid rondom digitale strategie. Rene Blook, informatiemanager Digitaal aan Zet: “Binnen Espria werken we veel samen. Verschillende ondersteunende zaken zijn al jaren geregeld op concernniveau in een shared servicecenter, zoals de personeelsadministratie en ICT. Het thema digitale strategie in de zorg is altijd het domein van de zorgbedrijven zelf geweest. Een aantal jaar geleden zijn we echter gezamenlijk gestart met het opzetten van een nieuwe strategische pijler: Digitaal aan Zet. Ondertussen had het thema digitale vaardigheid dus ook de aandacht binnen de zorgbedrijven zelf, zoals Icare.”

Groen licht
De samenwerking rondom digitale vaardigheden bij Espria en de aangesloten zorgorganisaties is echt van onderaf gegroeid. Changuna, Rene en een aantal collega’s van de andere organisaties wisselden kennis en informatie uit via een aparte groep op het intranet. Daar werd ook de informatie van het landelijke programma gedeeld. In een gezamenlijke sessie is toen besloten om het onderwerp binnen Espria op de agenda te krijgen. Na een overtuigende presentatie van Changuna, Rene en Astrid Goossens van zorgorganisatie Evean voor alle directies en de Raad van Bestuur kwam er groen licht. Niet alleen om met het thema aan de slag te gaan, maar ook om het thema onder te brengen in het programma Digitaal aan Zet.

Start eerste pilots
Dit najaar gaan de eerste (pre)pilots binnen Icare van start. Het doel hiervan is om medewerkers zo goed mogelijk te ondersteunen in het beheersen van de digitale (basis)vaardigheden. Ook binnen de andere zorgorganisaties van Espria lopen vergelijkbare projecten. “Omdat iedere organisatie zijn eigen werkwijze heeft, doen we dat niet helemaal gezamenlijk,” legt Changuna uit. “Wat op dit moment ons succes is, is dat we de plannen kunnen delen en tegelijkertijd kunnen afstemmen over waar we tegenaan lopen.” Zo werkt Icare op dit gebied nauw samen met Zorggroep Meander. Op Espria niveau maken we nu een plan van aanpak voor de zaken die we gezamenlijk kunnen oppakken en waar we synergie kunnen bereiken. Daarbij spelen ook vragen over hoe de rol van digicoach ingevuld kan worden en hoe het taboe rondom digitale vaardigheden kan worden verminderd.

Digivaardige teams
Icare heeft ervoor gekozen om digicoaches in te zetten voor alle medewerkers en de zelftest van het landelijke programma iets aan te passen. Dat resulteerde in drie zelftesten die op verschillende momenten worden ingevuld. Om niet alleen de medewerkers maar ook de teams digivaardiger te maken, doen alle teams daarnaast mee met een teamchallenge. “Het is heel mooi dat we basiselementen kunnen gebruiken vanuit het landelijke programma, die we vervolgens kunnen toespitsen op onze eigen medewerkers,” zegt Changuna. ”Ook binnen Evean, GGZ Drenthe en Zorggroep Meander is er ervaring met het uitvoeren van een zelftest. De ervaringen worden nu gedeeld en zo leren we van elkaar.”

Borging binnen de organisaties
Over de succesfactor van het project zijn Changuna en Rene het volmondig eens. “De combinatie van een strategisch programma binnen Espria met alle activiteiten binnen de zorgorganisaties zelf én een sterk netwerk, maakt onze aanpak succesvol,” zegt Rene. Changuna vult aan: “En dat er wordt geluisterd naar onze medewerkers die een hulpvraag stellen. Dat dit project nu voorrang krijgt, ook al was het eerder nog niet in onze strategie opgenomen. Dat het nu wel de borging krijgt binnen alle organisaties. Dat vind ik echt een kracht.”