Het verandertraject Digitale Vaardigheden bij ggz-instelling Lentis ging niet zonder slag of stoot van start. ‘Ik heb jaren lang aandacht voor het onderwerp moeten vragen bij het management om het traject van de grond te krijgen’, vertelt Rob van der Vloed, projectmanager e-health en trekker van het project.

Rob van der Vloed houdt zich sinds 2011 als projectmanager bij Lentis bezig met e-health. Zijn doel is om de zorg zo goed mogelijk te ondersteunen met ICT en om zorgmedewerkers te helpen om de digitale middelen op een juiste manier in te zetten. Daar komen dus ook digitale vaardigheden bij kijken.

‘Bij veel projecten lopen we ertegenaan dat zorgmedewerkers niet voldoende digitale vaardigheden hebben, en ook geen affiniteit met het onderwerp. Mensen in de zorg zijn bijna per definitie alfa-mensen, en ICT zit toch meer in de bèta-hoek’.

Van der Vloed merkt dat veel medewerkers niet snappen hoe een nieuw systeem werkt of hoe ze de functionaliteiten moeten gebruiken. ‘Die systemen zijn vaak erg ingewikkeld. Men vindt het dan lastig om ermee te werken. Ik zie wel eens dat medewerkers geeltjes op hun beeldscherm plakken waarop staat wat ze moeten doen’.

Maar als digitale middelen goed worden ingezet, bieden ze volgens Van der Vloed juist ondersteuning en meerwaarde binnen de zorg. Daarnaast is er geen ontkomen meer aan: ‘De wereld om ons heen digitaliseert. De cliënt mag verwachten dat zorginstellingen en hulpverleners hier niet in achter blijven’.

Aantonen wat het oplevert
Hoog tijd dus dat zorgverleners voldoende digitaal vaardig worden. Maar het was voor Van der Vloed niet makkelijk om het management hiervan te overtuigen. ‘Iedereen binnen Lentis herkent het probleem, iedereen vindt het ook een belangrijk onderwerp, maar zodra je over tijd en geld begint wordt het ingewikkeld’. Volgens Van der Vloed komt dit vooral doordat het moeilijk is voor managers om het resultaat in te schatten. Als zorgmedewerker houd je dankzij betere digitale vaardigheden meer tijd over, maar hoe maak je dat zichtbaar? ‘Het is heel lastig om exact aan te tonen wat het oplevert’.

Toch heeft hij hier een manier voor gevonden. Bij Lentis is er namelijk een helpdesk waar medewerkers naartoe kunnen als ze ICT-gerelateerde vragen hebben. Tijdens het in kaart te brengen van die vragen bleek dat ongeveer 30 procent voortkwam uit gebrek aan digitale vaardigheden. ‘We kwamen veel situaties tegen waarbij de oplossing gewoon lag bij het opnieuw opstarten van de laptop of het uitvoeren van nieuwe updates. Deze voorbeelden en inzichten hebben erg geholpen het management te overtuigen’.

Nu is er dus een verandertraject Digitale Vaardigheden waarbij Van der Vloed de verschillende afdelingen afgaat om het onderwerp onder de aandacht te brengen: ‘We richten ons niet op individuele medewerkers, maar op teams. Ik ga rond om het onderwerp te adresseren. Vervolgens kan men aan de slag met de zelftest van digivaardigindezorg.nl en de toolbox die op intranet staat. Zo krijgen medewerkers inzicht in hun digitale vaardigheden en wat ze nog kunnen leren’. De toolbox bestaat uit handleidingen en e-learnings die Lentis samen met functioneel beheerders ontwikkelt.

Niet te zwaar maken
Hij probeert mensen mee te krijgen door het onderwerp op een positieve manier in te steken. ‘Je moet het niet te zwaar maken. Vaak probeer ik ze te verleiden door in te laten zien dat ze er thuis ook wat aan hebben.’ Volgens Van der Vloed werkt een intrinsieke motivatie namelijk het best. ‘Dingen opleggen heeft geen zin. Zodra je het woord “moeten” gebruikt, haken mensen af’. De boodschap van Van der Vloed is dan ook vooral: het is niet verplicht, maar ook niet vrijblijvend.

Erkenning voor digicoaches
Een andere doelstelling is het formeel inzetten van digicoaches: ‘Eigenlijk hebben we in elk team al wel een digicoach, alleen dan informeel. Er zijn namelijk altijd wel collega’s die net iets meer weten van ICT en het leuk vinden om anderen te helpen. Ik vind het heel belangrijk dat deze mensen ook erkenning krijgen. Het doel is daarom om het management zo ver te krijgen dat zij ook een officiële rol krijgen’.

Werkgroep Projectleiders
Naast zijn werkzaamheden binnen Lentis maakt Van der Vloed ook onderdeel uit van de werkgroep voor projectleiders van de Coalitie Digivaardig in de zorg. Bij het opstarten van het digivaardig-project heeft hij hier veel aan gehad: ‘Samen met anderen ervaringen en tips delen over bijvoorbeeld het verhogen van het draagvlak is heel nuttig. Ik kan het goed gebruiken in m’n eigen werk.’