Onze blogger Brenda Leijting werkt bij de Regio-organisatie Huisartsen Almere (ReHa). Hierin ondersteunt ze samen met 2 collega digicoaches 29 huisartsenpraktijken. In deze blog lees je over een dag uit haar leven als digicoach.

Opstarten
Als digicoach in de zorg begint mijn dag met het doornemen van mijn inbox om 9 uur ’s ochtends. Ook komen er gedurende de dag nog vragen per e-mail binnen over digitale vaardigheden, die ik graag beantwoord. Om 10 uur staat vandaag mijn eerste afspraak voor digicoaching op de agenda en dat is waar het leukste van mijn werk begint! Het is een constante stroom van digitale ondersteuning, maar ik sta altijd paraat om mijn kennis te delen en anderen te helpen groeien.

De coaching
Mijn eerste afspraak is met een praktijkondersteuner-Somatiek. De coachee is door de teammanager doorverwezen, maar het kan ook zijn dat men ons zelf benadert voor coaching. We gaan beginnen en de coachee heeft al de zelfscan* ingevuld die ik al had gegeven, voor de start van onze eerste sessie samen.  De zelfscan biedt ons waardevol inzicht in de digitale vaardigheden van de coachee en wijst mij de weg naar waar ze nog kan groeien. Het is als een digitale routekaart, verdeeld over vier cruciale kennis onderdelen namelijk: de basisvaardigheden, het huisartseninformatiesysteem, onze programma’s en applicaties en veilig werken op internet. De laatste twee vragen dienen als peilstokken voor zelfreflectie: in hoeverre belemmeren mijn vaardigheden mijn werk, en ben ik sneller of langzamer dan mijn collega.

Na de kennismaking, voordat we dieper ingaan op de resultaten van de zelfscan, stel ik altijd eerst de vraag waar de coachee op dit moment de meeste behoefte aan heeft. Dit vind ik essentieel voor mijn werk: dat de coachee ook krijgt wat degene nodig heeft. We beginnen met dat wat het meest dringend is. Zo staat de coachee direct meer open voor jouw coaching. Na een uur en soms wat langer zetten we de coaching stop of als ze eerder melden dat hun hoofd vol zit, dan is het ook tijd om een andere keer door te gaan. Ik geef veel uitleg en laat de coachee zelf de handen uit de mouwen steken, wat vaak leidt tot een overvloed aan nieuwe informatie en handelingen. Voordat ik vertrek krijgt zij nog een opdracht voor de volgende afspraak mee, die wij ook direct inplannen. Met de overvolle agenda’s in de zorg is dat vaak een paar weken later.

Na deze afspraak stap ik in mijn auto en rij ik naar mijn volgende afspraak. Dit is een vervolg op een eerdere coaching, waarbij we de draad weer oppakken. Heeft de coachee zijn of haar huiswerk gedaan en geoefend met de lessen van de vorige keer? We nemen eerst nog even de vorige les door en kijken of de coachee alles nog weet. Dan gaan we pas naar de nieuwe uitleg.

Persoonlijk ontwikkelplan uitwerken
Soms volgt er later op de dag nog een afspraak, maar vandaag niet. Aan het einde van de dag reserveer ik altijd een uur om de persoonlijk ontwikkelplannen voor de coachees uit te werken. Dit is het moment waarop we de concrete stappen formuleren die de coachee zal nemen om hun digitale vaardigheden naar een hoger niveau te tillen. Ook hierin staat precies wat we al gedaan hebben en nog gaan doen. Mocht een collega digicoach een afspraak overnemen dan is zij ook helemaal op de hoogte en kunnen wij elkaar vervangen indien nodig.

Specifieke kennis van de coaches inzetten
Als een coachee behoefte heeft aan meer specifieke hulp op digitaal gebied, kijk ik met mijn collega digicoaches wie hier het beste bij kan helpen. Zo  plan ik soms mijn collega digicoach in omdat zij net weer meer kennis heeft van het huisartseninformatie systeem. Als afwisseling word ik dan weer gevraagd om mijn kennis te brengen van Excel en PowerPoint bijvoorbeeld omdat ik daar weer meer ervaring in heb. Door ieders kracht te gebruiken kun je iedere coachee helpen met alle vragen.

Intervisie
Volgende week staat er nog een intervisie op het programma, waar ik de resultaten van het afgelopen jaar zal presenteren. Ik moet nog wat werken aan mijn presentatie, dus met de resterende uren van vandaag kan ik daar ook alvast aan werken.

Bij de intervisie kijken wij vooruit met onze projectleider, waar wij op kunnen aanhaken. Wordt er bijvoorbeeld een nieuwe applicatie uitgerold waar wij bij kunnen ondersteunen? Dan willen wij als digicoaches daar alvast een training voor krijgen. Ook overleggen wij met de afdeling IT en de helpdesk van onze organisatie. Wij denken mee in het zo gemakkelijk mogelijk te maken van de weg op ons intranet bijvoorbeeld. Wij zien waar de medewerker tegenaan loopt of informatie niet kan vinden terwijl het er wel is. Door ook aan de achterkant het aanbod te verbeteren maak je het de medewerkers weer iets gemakkelijker.

Bevredigend einde van de dag
En zo vliegt een dag als digicoach in de zorg voorbij, gevuld met het verfijnen van digitale vaardigheden en het begeleiden van anderen op hun reis naar digitale bekwaamheid. Het is een uitdagende en zeer bevredigende taak, waarbij ik dagelijks de impact van mijn werk zie in de groei van onze collega’s.

Brenda Leijting
Digicoach ReHA
ReHA | Regio-organisatie Huisartsen Almere (rehalmere.nl)

*dit is een zelfscan ontwikkeld binnen ReHa voor hun medewerkers, met relevante vragen voor de huisartsenpraktijken.