Afgelopen vrijdag kwam in het nieuws dat het Centrum voor Jeugd en Gezin in Utrecht per ongeluk een mail stuurde waarbij de mailadressen van alle geadresseerden voor iedereen zichtbaar waren. Dat is volgens de privacywet AVG een ‘datalek’ omdat persoonsgegevens van cliënten (in dit geval hun e-mailadres) in handen van andere mensen zijn gekomen. Dit soort fouten moet dan ook gemeld worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze fout is door het gebruik van de optie ‘BCC’ bij het versturen van de mail te voorkomen. Maar hoe moet dat precies?

Als je een nieuwe e-mail aanmaakt in Outlook, zie je standaard de opties ‘Aan’ en ‘CC’. Bij ‘Aan’ zet je het e-mailadres van degene aan wie de mail is gericht. Bij CC kun je de e-mailadressen zetten van mensen die de mail moeten ontvangen ‘ter informatie’, maar die er niks mee hoeven te doen. Alle ontvangers die bij ‘Aan’ en ‘CC’ staan, kunnen elkaars e-mailadressen zien.

Daarnaast is er ook de optie ‘BCC’, dat betekent Blind Carbon Copy. Als je een e-mail verstuurt naar mensen die elkaar niet kennen en die elkaars e-mailadressen niet mogen weten, moet je altijd alle e-mailadressen bij BCC zetten. Bij ‘Aan’ kun je dan eventueel je eigen adres zetten (want er moet altijd een adres bij ‘Aan’ staan, anders kan de mail niet worden verzonden.)

Soms is het BCC-veld nog niet zichtbaar in je mail. Een e-mail met een BCC-veld maak je zo:

• Open een nieuwe mail
• Klik in het lint (de balk bovenaan) op ‘Opties’
• Klik daaronder op ‘BCC’

De fout bij het Centrum voor Jeugd en Gezin in Utrecht werd door de organisatie een ‘pijnlijke blunder’ genoemd. Maar misschien wist de medewerker gewoon niet precies hoe het werkt. Zorg dat jij wel weet hoe je een mail BCC kan versturen!