“Wat ben ik trots als digicoach op onze zorgassistenten van Vughterstede”, postte Kim van Baardwijk-Hattu in januari op LinkedIn. “Een paar weken geleden schreven zij alles nog op papier, maar sinds vandaag zijn onze zorgassistenten digivaardig en gebruiken zij het digitale dossier om te rapporteren. Wat een overwinning.”
Kim is gespecialiseerd verzorgende psychogeriatrie bij Vughterstede, een woon- en zorgcentrum in Vught. Sinds juli vorig jaar is ze ook digicoach. Ze werd gevraagd door haar locatiemanager omdat ze goed haar weg kent in de systemen en goed is in coachen. Kim was meteen enthousiast. “Ik zag wel dat er mensen waren die niet met de systemen overweg konden. De werkdruk is enorm hoog, dan denken mensen al snel laat maar…”.
Meetbare groei
Het project digitale vaardigheden bij Vughterstede startte met een nulmeting onder alle medewerkers van een afdeling met behulp van de zelfscan van Digivaardig in de zorg. Dat gaf een beeld van de grootste knelpunten. Ook gingen Kim en haar collega-digicoaches in gesprek met onder andere de afdelingsmanagers en kwaliteitsverpleegkundigen: “Wat zien jullie gebeuren op de werkvloer? Wat verwachten we als Vughterstede van de medewerkers?”. Vervolgens gingen ze in gesprek met de medewerkers zelf: “Wat wil je leren? En op welke manier wil je leren?”. De digicoaches maakten nieuw instructiemateriaal en organiseerden scholing, in groepjes maar ook een-op-een want “er is enorm veel schaamte”.
Na vijf maanden werd de zelfscan herhaald en bleken de medewerkers zichzelf een stuk digivaardiger in te schatten (+ 1,6 punt op een schaal van 10 op algemene digitale vaardigheden). Een indrukwekkend resultaat! De belangrijkste voordelen van betere digitale vaardigheden zijn volgens Vughterstede: meer werkplezier, minder werkdruk, hogere kwaliteit van zorg en betere informatieveiligheid. Minder belasting van de ICT’ers speelt ook een rol. Kim: “Voor ICT’ers is het vaak moeilijker om iets zo uit te leggen dat zeen zorgmedewerker het begrijpt, ze spreken een andere taal. De digicoaches zijn de verbinding tussen de zorgmedewerkers en de ICT’ers”.
Zorgassistenten rapporteren digitaal
Kim startte een project om de vijf zorgassistenten van haar afdeling in het digitale dossier te leren werken. De zorgassistenten schreven de informatie over hun cliënten nog in papieren schriftjes. Daardoor bereikte veel informatie de zorgmedewerkers niet. Kim: “Hoe iemand gegeten of geslapen heeft, hoe iemand in zijn vel zit, hoe mensen reageren op medicatie, allemaal belangrijke informatie. De zorgassistenten zijn een belangrijke schakel in de zorg, ook omdat zij vaak net wat meer tijd hebben om een praatje te maken en daardoor de zorg ‘warmer’ maken. De kwaliteit van de zorg leed er echt onder dat hun informatie niet bij de zorg terechtkwam. En ook familieleden kregen veel minder informatie dan zou kunnen.”
De zorgassistenten vonden het heel spannend in het begin. Een van hen had al eerder met computers gewerkt, de anderen nog nooit, ook niet in hun privéleven. “Ik ben een-op-een met hen aan de slag gegaan zodat ze zich niet onveilig voelen. Het aanvragen van inloggegevens, het openen van een dossier we hebben het stap voor stap samen gedaan”, vertelt Kim. Als digicoach moet je vooral goed kunnen ‘levelen’, vindt Kim. Je inleven in de medewerker en kijken wat hij/zij nodig heeft. “Je moet de coachee het gevoel geven dat hij honderd keer terug kan komen en dat dat niet erg is.” Deze aanpak had effect, tegenwoordig rapporteren alle vijf de zorgassistenten digitaal. “Je ziet ze meer zelfvertrouwen krijgen. Ook omdat ze meer worden gezien door de zorg stijgt hun gevoel van eigenwaarde.”
Toekomst van digitale vaardigheden
Kim hoopt dat ze door kan als digicoach binnen Vughterstede. Ze heeft een plan geschreven over wat digitale vaardigheden opleveren en hoeveel werk er nog te doen is. Er komen bijvoorbeeld steeds nieuwe systemen: digitale loonstrookjes, zelf digitaal de uren invullen. “Bij veel mensen veroorzaken dit soort dingen paniek. Als je als digicoach rondloopt op de werkvloer kun je dat onderscheppen. Alleen al het idee dat er iemand rondloopt bij wie je terechtkunt en die het in duidelijke taal kan uitleggen, haalt veel angst weg.”
Binnen de organisatie wordt nu gekeken of het mogelijk is om door te gaan met digicoaches. De voordelen worden gezien maar het is zoeken naar budget en de handen zijn ook aan het bed erg nodig.