In mei publiceerden we al deze tips voor digicoaches ten tijde van corona. Hieronder vind je nog meer tips die juist nu handig zijn. De tips zijn verzameld door Riekie Weijman en Marijke Bult tijdens de intervisiebijeenkomst voor digicoaches van Utrechtzorg en de de deel- en leerbijeenkomst voor digicoaches van de coalitie Digivaardig in de zorg.

Laten weten dat je er (nog steeds) bent

• Verspreid gadgets zoals pennen en muismatten met je mailadres en telefoonnummer erop. Posters (laten) ophangen is ook nog steeds belangrijk.
• Plaats op een vaste dag en vast tijdstip (bijvoorbeeld elke vrijdagochtend) een tip of een trick op intranet. Vermeld daarbij je contactgegevens voor als de medewerker er niet uitkomt.
• Sluit (online) aan bij een teamoverleg, vraag bijvoorbeeld aan het begin 5 minuten tijd.

Digitaal coachen

• Een handige tool van Microsoft is Quick Assist. Hiermee kun je op afstand medewerkers helpen door mee te kijken op hun scherm (en bijv. aan de telefoon te vertellen wat ze moeten doen) of door het scherm over te nemen. Bekijk hier de handleiding voor Quick Assist (met dank aan digicoach Tamara Bakx van Vivium Zorggroep).
• Open een ‘digitale huiskamer’: een vergadering in Teams of een ander beeldbelprogramma waar altijd iemand zit om vragen te beantwoorden en je zo even kunt binnenlopen.
• Bij beeldbellen kan de medewerker zijn/haar scherm delen zodat je precies kunt zien wat hij/zij doet. Het voordeel is dat de medewerker ook echt direct zelf aan de slag moet en daardoor direct zelf oefent.
• Investeer extra in het maken van goede handleidingen, bijv. door printscreens te gebruiken. Ook kun je instructiefilmpjes maken (tip van I-nurse Peter Hendrikx van Omring: gebruik daar de app InShot voor).
  Organiseer korte lunchwebinars waarin je een bepaalde digitale vaardigheid behandelt.

Face-to-face maar wel op 1,5 meter afstand

• Regel een plexiglasscherm of zeil tussen jou en de medewerker die je begeleidt.
• Werk met een beamer: medewerker zit achter de computer die projecteert via de beamer. De digicoach kan dan bij het geprojecteerde beeld gaan staan om tips/aanwijzingen te geven.
• Doe een intakegesprek tijdens een wandeling buiten.
• Geef je toch workshops waarbij mensen fysiek aanwezig zijn, regel dan een extra grote ruimte en/of maak kleinere groepen.

Digitale starters vinden

• Als je fysiek op een locatie aanwezig bent, zijn er 2 gouden plekken:
  • Aansluiten bij de koffietafel (die is nu groter i.v.m afstand houden) en je laptop neerzetten.
  • Bij de teamposten zitten: daar komen collega’s binnenwaaien en daar worden de problemen ook besproken.
• Ook nu worden nieuwe medewerkers aangenomen. Sluit (digitaal) aan bij een onboarding bijeenkomst als dat kan en laat weten wat je als digicoach te bieden hebt. Je kunt ook HR vragen om de e-mailadressen van nieuwe medewerkers zodat je ze kunt benaderen.
• Gebruik een concrete aanleiding om contact te leggen. Bijvoorbeeld bij de implementatie van nieuwe systemen heb je de gelegenheid om iedereen actief te benaderen/bellen: ken je het al, ben je al eens ingelogd, tips en tricks geven en indien nodig afspraak inplannen.
• Vraag ICT om door te verwijzen als er een vermoeden is dat het eerder om vaardigheden gaat dan om ‘ongelukjes’. Bijvoorbeeld: iemand die 30 keer ICT belt omdat hij het wachtwoord ‘kwijt’ is. Krijg je weinig verbinding met ICT? Organiseer een kennismakingsbijeenkomst.