Outlook is één van de meest gebruikte applicaties voor mail en agendabeheer. Door de jaren heen zijn er veel nieuwe functies toegevoegd. Op deze manier maakt Outlook het mogelijk om efficiënter en sneller te werken. Zo beschikt Outlook tegenwoordig over een functie waarbij je je mails of taken kunt labelen. Op deze manier kun je gemakkelijker prioriteiten bepalen en overzicht bewaren.
Het toevoegen van categorieën kan bijvoorbeeld erg handig zijn als je met collega’s in een gezamenlijke mailbox werkt. Door de naam van je collega aan een mail te hangen weet deze collega dat hij of zij deze mail nog moet afhandelen of bekijken. Ook kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om met labels zoals ‘afgehandeld’ of ‘nog opvolgen’ te werken. Op deze manier kan je collega direct zien wat er nog moet gebeuren.
Een nieuwe categorie maken
- Open Outlook en klik op de e-mail die je graag in een bepaalde categorie wil onderbrengen
- Kies ‘Categoriseren’ en selecteer vervolgens de ‘Categorieën bewerken’
Let op: dit kan er in jouw digitale omgeving iets anders uitzien. Deze screenshot is gemaakt in een Outlook applicatie op een MacBook. In een digitale omgeving ziet categoriseren er bijvoorbeeld zo uit:
- In het volgende venster dat verschijnt kun je categorieën maken. Geef de categorie de gewenste naam, bijvoorbeeld: ‘project A’, ‘nog bellen’, ’thuis’ etc.
- Geef de categorie de gewenste kleur.