Foto: de digicoaches bij De Hoop, met in het midden Ine Heijstek-Gunawan.

‘Digitale ontwikkelingen in de zorg stoppen niet. Dus moeten we investeren in apparatuur en, nog belangrijker, in personeel.’ Dat stelt Ine Heijstek-Gunawan, projectleider ICT bij De Hoop GGZ. Een jaar geleden ging daar het project Verbetering digitale vaardigheden van start.

Toen Ine Heijstek drie jaar terug startte bij De Hoop, was de organisatie net bezig met de vervanging van het serverpark en de introductie van een nieuw Elektronisch Patiënten Dossier (EPD). ‘Daar hadden we onze handen aan vol. Nog een nieuwe ontwikkeling konden medewerkers er eigenlijk niet bij hebben. Maar toen kwam corona en moest de organisatie snel overschakelen op werken via MS Teams’, vertelt Ine.

Projectgroep
De coronatijd maakte nog eens extra duidelijk dat ook de zorg niet meer om digitalisering heen kan. ‘Collega’s moesten niet alleen online contact houden met elkaar, maar ook met cliënten. Dat ging niet iedereen even gemakkelijk af. Toen hebben we gezegd: we moeten meer gaan investeren in het verbeteren van de digitale vaardigheden.’ En dus werd er een projectgroep opgericht, met daarin medewerkers van ICT, HR en Communicatie. Deze bedenkt plannen en laat die toetsen door de project-begeleidingsgroep, waarin directieleden en managers zitten.

Train-de-trainer
Een van de plannen waarvoor de stuurgroep groen licht gaf, was het opleiden van een aantal stafleden en zorgmedewerkers tot digicoach. ‘Eerst gingen vier collega’s op cursus bij een externe opleider, Q-Academie. Vervolgens droegen zij hun kennis intern over, via het train-de-trainerprincipe’, legt Ine uit. ‘Managers inventariseerden binnen hun teams welke collega’s affiniteit hebben met digitalisering en tot digicoach opgeleid wilden worden. Dat leverde zo’n dertig enthousiaste kandidaten op. Vooral de units Wonen en Kinder- en Jeugdpsychiatrie waren goed vertegenwoordigd. Het bleek echter moeilijker om collega’s uit de Volwassenenzorg – poliklinieken en klinieken ­– te betrekken. Digicoaches krijgen weliswaar tijd voor hun rol, maar deze afdelingen hebben te maken met grote personeelstekorten. Medewerkers geven dan prioriteit aan de zorg voor cliënten.’

Digicoaches en digiwerkers
De digicoaches komen maandelijks (online) bij elkaar. Ine ziet dat zij hun rol verschillend invullen. ‘Sommigen beperken zich tot het beantwoorden van vragen van collega’s. Anderen gaan actiever aan de slag in hun eigen team.’ Ze geeft een voorbeeld. ‘In de ambulante thuisbegeleiding heeft een digicoach al haar teamleden de Zelfscan van de landelijke coalitie Digivaardig in de zorg laten invullen. Deze gaf inzicht in de digitale vaardigheden van elk teamlid, zodat duidelijk is wie waarvoor wat extra hulp kan gebruiken. Aan degenen die goed “scoorden” heeft ze bovendien gevraagd of zij de rol van ‘digiwerker’ in de verschillende subteams op zich wilden nemen. Zo’n digiwerker is nu het eerste aanspreekpunt voor digitale vragen. Weet deze het antwoord niet, dan komt de vraag bij de digicoach. En als die er niet uitkomt, wordt de ICT-afdeling ingeschakeld.

Trainingen
Onderdeel van het project is ook de maandelijkse trainingsdag voor nieuwe medewerkers. ‘In de ochtend komt er vooral ICT-basiskennis aan bod. Hoe werk je vanuit huis, wat is een VPN-verbinding, hoe zit onze roostersoftware in elkaar, hoe gebruiken wij MS Teams? In de middag staat het EPD centraal.’ De aanpak werpt vruchten af. ‘We merken bij de ICT Helpdesk dat de onboarding-sessie eraan bijdraagt dat mensen minder basale ICT-vragen hebben, omdat die al tijdens de training aan de orde zijn geweest. Bovendien wordt er dan verwezen naar een pagina op intranet, waar medewerkers een handleiding en supportmateriaal kunnen vinden.’
Daarnaast staan er in de toekomst Teams-trainingen gepland voor zittende personeelsleden met behoefte aan extra uitleg. ‘Hierbij willen we materialen van de landelijke coalitie Digivaardig in de zorg gaan gebruiken.’

Leuke wedstrijdsfeer
Inmiddels heeft ongeveer 40 procent van de afdelingen een digicoach. ‘Nu gaan we nieuwe stappen zetten om ook de overige 60 procent over de streep te trekken! Dat doen we door in de communicatie te benadrukken dat digitalisering veel oplevert: tijdwinst, minder werkdruk, meer werkplezier. Daarnaast willen we fun-factoren gaan inzetten om afdelingen te enthousiasmeren. Bijvoorbeeld een competitie: welk team zet de meeste e-healthmodules in? Zo ontstaat er hopelijk een leuke wedstrijdsfeer, omdat afdelingen niet voor elkaar willen onderdoen’, zegt Ine. ‘Daarnaast gaan we met de managers van de zorgafdelingen bespreken wat hun medewerkers nodig hebben om óók aan de slag te kunnen met dit project.’

Steeds zelfredzamer
Ine denkt dat het belangrijk is om voorlopig te blijven investeren in het op peil brengen en houden van digitale vaardigheden van medewerkers. ‘Digitale ontwikkelingen gaan zo snel; je moet ze bijhouden. Voorlopig kunnen sommige collega’s daar nog wel wat ondersteuning bij gebruiken. Maar als zij eenmaal ervaren dat digitalisering niet eng of ingewikkeld is, zullen ze hierin wél zelfredzamer worden.’

Tips van Ine Heijstek-Gunawan
1. Introduceer niet te veel vernieuwingen tegelijkertijd.
2. Zet in op de werving van enthousiaste digicoaches.
3. Regel dat digicoaches tijd krijgen voor deze rol.
4. Blijf continu investeren in het verbeteren van digitale vaardigheden.