Yonas Tewelde, voorzitter raad van bestuur bij zorgorganisatie Vanboeijen.

Voor Vanboeijen was de invoering van een nieuw elektronisch cliëntendossier (ECD) de directe aanleiding om meer te investeren in de digitale vaardigheden van medewerkers. ‘Maar we gaan verder dan mensen alleen scholen in een nieuw kunstje’, zegt Yonas Tewelde, voorzitter van de raad van bestuur.

Vanboeijen is een organisatie in de gehandicaptenzorg die voornamelijk in Drenthe opereert en met 1600 medewerkers zorg levert aan ongeveer 900 cliënten met een verstandelijke beperking. Ongeveer twee jaar terug kwam het onderwerp ‘digitale vaardigheden’ er hoog op de agenda. ‘Het bestuur heeft toen besloten om over te stappen naar een nieuw ECD, dat beter aansluit bij onze zorgvisie’, vertelt Yonas Tewelde, ‘Dat is een risicovolle overgang, omdat het voor de kwaliteit van zorg essentieel is dat medewerkers goed met het ECD uit de voeten kunnen.’

Drie digicoaches
Om ervoor te zorgen dat de overgang soepel zou verlopen, stelde de organisatie drie digicoaches aan: zorgprofessionals – met affiniteit met ICT – die hun collega’s begeleidden bij de transitie. ‘Zij zijn eerst intern getraind door de leverancier van het ECD. Dat heeft vruchten afgeworpen, want hierdoor konden zij hun collega’s goed ondersteunen en is de implementatie van het ECD soepel verlopen’, vertelt Tewelde, ‘Tijdens het invoeringstraject werd echter ook duidelijk dat sommige medewerkers digitale basiskennis missen en/of nog andere digitale vragen hebben. Daarom hebben we besloten de digicoaches permanent te handhaven, zodat zij hun collega’s kunnen blijven helpen bij het vergroten van hun digitale vaardigheden.’

Ingebed in organisatie
Om medewerkers op de hoogte te brengen van de komst (en het werk) van de digicoaches, maakte de afdeling Communicatie flyers en folders en kwamen er aankondigingen op het intranet. Daarnaast presenteerden de digicoaches zichzelf in teamoverleggen. ‘Hierdoor weten medewerkers de digicoaches inmiddels goed te vinden’, aldus Tewelde.
De coaches zijn nu ieder 24 uur per week beschikbaar om ondersteuning te bieden. Zelf kunnen ze met hun vragen terecht bij de collega’s van ICT.

Eerste horde
De bestuurder stelt dat het steeds belangrijker wordt dat medewerkers digitaal vaardig zijn. ‘Met de invoering van een nieuw ECD is de eerste horde succesvol genomen. Maar we zijn er nog lang niet; we willen verdergaan dan medewerkers alleen een nieuw trucje leren. Onze boodschap is: digitale hulpmiddelen zijn essentieel om je werk goed te kunnen doen, nu én in de toekomst. We weten immers dat de zorgvraag zal stijgen, terwijl het aantal zorgprofessionals afneemt. Dan moet je dus op zoek naar andere oplossingen om de kwaliteit van zorg te waarborgen. Vaak zullen dat digitale oplossingen zijn. Hierop willen we medewerkers, qua kennis en mindset, voorbereiden, zodat ze straks klaar zijn voor de toekomst die onvermijdelijk op ons af komt.’

Digitale schroom
Veel medewerkers vinden het spannend om nieuwe digitale stappen te zetten, merkt Tewelde. ‘Wij proberen ze over de streep te trekken door te benadrukken dat digitale toepassingen kunnen bijdragen aan de kwaliteit van leven van cliënten. Overigens is dat besef al sterk toegenomen sinds de coronacrisis. Medewerkers gingen toen halsoverkop en massaal beeldbellen inzetten, zodat cliënten toch contact konden onderhouden met hun naasten – die immers onze locaties niet meer mochten bezoeken. Daarnaast willen we medewerkers ervan overtuigen dat digitale toepassingen ook hun eigen werk kunnen verlichten en leuker maken. Zo geeft onze roostersoftware medewerkers bijvoorbeeld meer autonomie, omdat ze zelf kunnen aangeven wanneer ze wel en niet willen werken.’

Beperkte middelen
Hoe belangrijk Vanboeijen het ook vindt om te investeren in het versterken van de digitale vaardigheden van medewerkers, in de praktijk is het niet eenvoudig om hiervoor tijd en geld vrij te maken. ‘Onze middelen zijn beperkt. Steeds moeten we de keuze maken: geven we het geld uit aan degene die de cliënten begeleidt of aan bijvoorbeeld innovatie of scholing? Wij kiezen uiteindelijk voor het primaire proces. Maar dat betekent helaas dat er daarnaast weinig geld overblijft voor andere zaken. Ik zie het als een persoonlijke uitdaging om te proberen tóch de wereld van technologische en digitale ontwikkelingen te verbinden met de zorgwereld.’

Oproep
Welke tips heeft Tewelde voor lezers? ‘Eigenlijk heb ik geen concrete tips … Liever doe ik een appèl op mijn collega-zorgbestuurders: laten we kijken hoe we van elkaar kunnen leren, zodat niet iedere organisatie het wiel opnieuw hoeft uit te vinden. En laten we ook kijken hoe we van andere sectoren kunnen leren. Hogescholen, kennisinstellingen en bedrijven zijn continu bezig met de vraag: hoe zet je ICT breder en beter in? Zij hebben mooie toepassingen ontwikkeld. Denk bijvoorbeeld aan spraakherkenning – dat zou ook heel handig zijn voor zorgmedewerkers die met één vinger typen. Of denk aan geautomatiseerd voorraadbeheer, wat veel tijd kan besparen bij het doen van bestellingen. Tot mijn frustratie vinden dergelijke innovaties vaak niet hun weg naar de zorg. Laten we samen kijken hoe dat beter kan.’