Dit interview is deel van een reeks over regionale samenwerking tussen zorgorganisaties op het gebied van digitale vaardigheden.

Een groep ouderenzorgorganisaties heeft een gezamenlijke visie ontwikkeld, Samen richting geven aan ouderenzorg in Midden-Brabant, om de ouderenzorg te verbeteren voor zowel cliënten als zorgmedewerkers. Een onderdeel was het project ‘Digitaal vaardige medewerkers’. Projectleiders Nicole Koopmans en Hedwig van Gansewinkel blikken terug.
Foto: Hedwig van Gansewinkel (links) en Nicole Koopmans (rechts).

In 2020 was het project ‘Digitaal vaardige medewerkers’ gestart bij 10 ouderenzorgorganisaties* in Midden-Brabant. De projectgroep bestond uit de aangewezen projectleiders van de deelnemende organisaties en 2 projectleiders vanuit de overkoepelende organisatie ‘Samen richting geven aan ouderenzorg in Midden-Brabant’. Omdat er in de ouderenzorg steeds meer digitaal wordt gewerkt, ging dat ook steeds meer vragen van de aanwezige digitale vaardigheden van de medewerkers. Om de zorgmedewerkers hierin te ondersteunen, werden digicoaches ingezet. In een tweedaagse training leerden zij collega’s te coachen bij de ontwikkeling van hun digitale vaardigheden. Gaandeweg bleek echter dat de digicoaches het niet alleen konden. Zij merkten vaak dat ze te weinig tijd en ondersteuning hadden om hun collega’s goed te kunnen helpen. In 2021 werd duidelijk dat er meer nodig was om te komen tot een cultuur waarin digivaardige medewerkers vanzelfsprekend zijn.

Van digicoaching naar totaalaanpak

Vanaf 2022 werd het doel van het project bijgesteld; vanaf toen was het erop gericht om met een totaalaanpak de organisaties digitaal vaardig te maken. Hedwig van Gansewinkel en Nicole Koopmans gingen als projectleiders sturing geven aan deze volgende fase in het project. ‘We wilden bijvoorbeeld dat digitale vaardigheden bij de competenties van een zorgfunctie gingen horen. En dat organisaties aandacht voor digitale vaardigheden gingen borgen door het onderdeel te laten zijn van werkprocessen, bijvoorbeeld doordat leidinggevenden het een gespreksonderwerp laten zijn bij coaching- of functioneringsgesprekken’, vertelt Hedwig. ‘Digitale vaardigheden moesten een onderdeel gaan worden van de organisatiecultuur.’

Actieve groep projectleiders

Hedwig en Nicole ervaarden dat de groep projectleiders die zij zouden gaan begeleiden al een hele actieve en gedreven club medewerkers waren. ‘De projectleiders stelden al veel vragen aan elkaar en gaven actief aan waar ze tegenaan liepen. Ze wilden echt van elkaar leren.’ Nicole stemt hiermee in: ‘Er was een cultuur waar iedereen de ruimte had om eigen ervaringen te delen. Dat was heel fijn.’

In samenspraak met alle projectleiders werd de doelstelling van de totaalaanpak verder uitgewerkt.

Statusbijeenkomsten 

Vanaf de start van het project vonden er 5 tot 6 keer per jaar gezamenlijke bijeenkomsten plaats. Deze werden ‘statusbijeenkomsten’ genoemd. Deze werden door Hedwig en Nicole gefaciliteerd. Tijdens de statusbijeenkomsten werden algemene stappen besproken die elke projectleider in de eigen organisatie kon toepassen. Soms stond er een onderwerp of vraag centraal. Bijvoorbeeld: waar wil een organisatie naartoe werken of wat is de volgende stap? Of: hoe krijg je in je organisatie meer betrokkenheid voor digitale vaardigheden? ‘Regelmatig nodigden we een externe spreker uit’, vertelt Nicole. ‘Maar we lieten ook vaak een van de projectleiders aan de rest van de groep vertellen hoe het ervoor stond in zijn of haar organisatie. Er zijn altijd organisaties die vooroplopen of een mooie ontwikkeling hebben doorgemaakt. Die kennis deelden ze graag in de groep.’

Begeleiding per organisatie

Eens in de vier à zes weken spraken Hedwig en Nicole iedere projectleider individueel. Als een projectleider aangaf ergens tegenaan te lopen, konden zij hem of haar koppelen aan een collega van een andere organisatie die een stap al eerder had gezet, of die op een andere manier kon helpen.

‘Niet elke organisatie was tegelijkertijd met hetzelfde bezig. We hadden een gezamenlijk doel, maar iedere organisatie maakt een eigen ontwikkeling door, in een eigen tempo’, legt Nicole uit. ‘Wat organisaties wel en niet doen, is onder meer afhankelijk van hun grootte en organisatiecultuur. Wij begeleidden de projectleiders bij het in goede banen leiden van het project binnen hun “eigen” organisatie. Dit is altijd maatwerk.’ De projectleiders van de organisaties hadden zelf in beeld waar ze naartoe wilden aan de hand van het doel dat ze samen met Hedwig en Nicole geformuleerd hadden. ‘Al coachend hielpen wij ze verder’, vertelt Hedwig. ‘We bespraken waar een projectleider met zijn of haar project stond en wat er nodig was om verder te komen.’

De kracht van regionaal samenwerken

De kracht van het regionaal samenwerken lag bij deze groep echt bij het open en eerlijk met elkaar kunnen spreken over hoe het in ieders organisatie gaat, vertelt Nicole. ‘Vanuit het besef dat iedereen in de zorg voor dezelfde uitdagingen staat, werd er vooral constructief samengewerkt. Hierdoor kon iedereen echt even een kijkje nemen in andermans keuken en daarvan leren.’ Hedwig stemt hiermee in. ‘Tegelijkertijd gebeurt er heel veel in organisaties’, zegt ze. ‘Onze hulp was een ruggensteun voor de projectleiders om, ondanks alle zaken die aandacht eisen op de werkvloer, toch ook door te gaan met dit project en voortgang te boeken.’

Handige tips

De belangrijkste tips die Hedwig en Nicole andere projectleiders willen meegeven:

1. Creëer een open en vertrouwde sfeer waarin iedereen gehoord en gezien wordt.
2. Betrek de hele organisatie bij de ontwikkeling om te komen tot een digitaal vaardige cultuur.

Resultaten

Eind 2022 is het project afgerond en in april 2023 is er een eindrapport opgeleverd. Een van de uitkomsten is dat er binnen de organisaties meer bewustzijn is ontstaan over de noodzaak van het versterken van digitale vaardigheden van medewerkers. Ook kwam naar voren hoe belangrijk het is om per organisatie een eigen tempo en aanpak aan te houden bij de totstandkoming van een werkwijze waar digitale vaardigheden standaard een belangrijk onderdeel zijn.

Ben je benieuwd naar alle conclusies van het project Digitaal vaardige medewerkers? Het rapport kan je hier lezen!

*Dit waren de ouderenzorgorganisaties Actief Zorg, De Wever, Maria-oord, De Leyhoeve, Het Laar, Mijzo, St. Franciscus, ’t Heem, ZGEM en Thebe.