Digicoach Chantal Klijn, werkzaam bij vvt-organisatie Actief Zorg, pleit voor het gebruik van veel humor tijdens digicoaching. ‘Hierdoor ervaren de medewerkers minder angst en frustratie.’ Zeker in organisaties met veel applicaties is dit belangrijk. Met een lach en een simpele instructie, lukt het medewerkers wél.

De start van de digicoaches

‘Bij Actief Zorg moeten we redelijk veel digitaal doen, bijvoorbeeld het bekijken van je planning of je loonstrook. De ICT’ers werden voorheen vaak overdonderd door de hoeveelheid vragen over handelingen die maar 5 minuten zouden moeten kosten. Het was duidelijk dat de organisatie hier iets mee moest. Besloten werd om digicoaches te gaan inzetten, die medewerkers kunnen helpen op digitaal gebied.

In 2021 kon je solliciteren op de rol van digicoach. Hiervoor hoefde je heus geen ICT-opleiding te hebben, maar je moest natuurlijk wel kunnen omgaan met computers. Ik was zelf al werkzaam bij Actief Zorg en heb dit er als tweede functie bijgenomen, net als de andere digicoaches. We zijn nu met zijn zessen. We hebben nu spreekuren: mensen kunnen bellen naar een 088-nummer dat gekoppeld is aan ons Microsoft Teams-account. Of we helpen iemand aan zijn of haar bureau. Ik ga ook weleens bij mensen thuis langs.’

Waarom is volgens jou de digicoach onmisbaar in zorgorganisaties?

‘Digicoaches hebben een grote toegevoegde waarde, zeker bij een grotere zorgorganisatie waar men met veel applicaties moet werken. We hebben weleens meegemaakt dat een medewerker dreigde op te stappen, omdat hij vond dat er digitaal te veel van hem gevraagd werd. Een digicoach kan daarin medewerkers echt geruststellen en digitaal kleine stapjes nemen.

Als we merken dat bepaalde vragen of problemen steeds opnieuw voorbijkomen, dan geven we dat terug aan de passende afdeling. Dit kan bijvoorbeeld de ICT-afdeling zijn of Personeelszaken. We vragen als digicoaches dan om bepaalde zaken eenvoudiger te maken voor medewerkers. Dit wordt gelukkig wel echt serieus genomen.’

Vertel eens over jouw aanpak als digicoach

‘Veel medewerkers vinden het eng om met digitale middelen aan de slag te gaan. Als ik mensen aan het lachen maak, krijgen ze meer rust in hun hoofd. Zeker in mijn digicoach-gesprekken maak ik veel grapjes tussendoor. Daar worden de medewerkers blij van en ik ook. Medewerkers kunnen dit echt waarderen, ze vragen zelfs naar mij!

Soms zijn er ook ontwikkelingen op de werkvloer die extra spanning met zich meebrengen. Zo was er op een gegeven moment een spontane verandering in een van onze applicaties, waardoor medewerkers tegen veel digitale problemen opliepen. Nou, het brandde los! Mensen waren zo gefrustreerd. Ik heb toen een tutorial gemaakt over ‘hoe je je mobiel vliegles kan geven’: hoe je boos je mobiel met een zwiep in de afvalbak kan gooien. Dat zorgde al voor veel vermindering van de spanning en boosheid op de werkvloer. Samen lachen helpt ook heel goed bij zeer angstige collega’s die overweldigd werden door lange instructies. Daarom besteed ik veel aandacht aan het maken van korte instructies, die begrijpelijk én leuk zijn voor digistarters.’

Hoe maak je die eigen instructies?

‘Ik ben van de oude stempel en ik snap daarom heel goed dat andere medewerkers van hogere leeftijd het fijn vinden als je iets in hun taal uitlegt. Maar met 35 jaar ervaring in de horeca begrijp ik dat reclame ook heel belangrijk is. Daarom maak ik graag instructies die opvallen.

Als ik bijvoorbeeld een instructie moet maken voor een app, dan maak ik die in Canva, een gratis online ontwerptool. Ik zet er dan allemaal animaties in, met poppetjes en gekke telefoons die rondvliegen. Ik merk dat mensen veel sneller mijn instructies oppakken, omdat iets stapsgewijs wordt uitgelegd op een grappige manier. Dat lezen ze liever dan een héle ingewikkelde instructie, die veel te veel is. Ik kreeg zelfs een bos bloemen van een medewerker die zó blij was dat het met mijn simpele instructies wél gelukt was.’

Je zei dat reclame maken belangrijk is. Heb je hier nog een ander leuk voorbeeld van?

‘Jazeker, ik heb in de lente van 2023 een sticker gemaakt voor op mijn auto, waarmee ik reclame maak voor digicoaching. Ik heb het ontwerp laten maken door mijn dochter, die toen nog student Grafisch Vormgeving was. Vervolgens heb ik het zelf laten drukken.

Ik gebruik de stickers niet alleen op mijn auto, maar ook op T-shirts. Deze draag ik als ik op kantoor ben of als digicoach langs ga bij iemand thuis.‘

Hoe reageerden je collega’s toen ze de auto zagen?

‘Fantastisch! Medewerkers vonden het hartstikke leuk. De mensen van ICT maakten meteen foto’s, die ze hebben doorgestuurd naar digicoach collega’s als leuke verrassing. Maar de foto ging ook rond bij ICT zelf en het kantoorpersoneel.’

Wat zou je andere digicoaches meegeven die aan de slag gaan met digitale vaardigheden in de zorg?

‘Blijf gewoon bij jezelf en maak het jezelf niet te moeilijk. Denk normaal, niet in digi-taal!’