Steeds meer zorgverleners gebruiken grote digitale bestanden, zoals video- en audio-opnamen. Hoe ga je slim om met grote mediabestanden? Waar sla je deze veilig op? En hoe deel je deze bestanden zorgeloos met andere vakgenoten?

Grote bestanden, zoals audio, beeld en video nemen veel opslagruimte in beslag. Daardoor zorgt het gebruik van mediabestanden voor dagelijkse uitdagingen bij het versturen, opslaan of openen ervan. Zo kan een bestand niet (op tijd) verstuurd worden of kan het terechtkomen op een verkeerde plek. Ook de veiligheid van de informatie is een belangrijk aspect om in de gaten te houden. Welke manieren zijn er om grote bestanden uit te wisselen? En wat zijn de voor- en nadelen?

E-mailprogramma’s
Een makkelijke en veelgebruikte manier is het versturen van bestanden via e-mail. Toch is dat lang niet altijd de beste manier, zeker niet voor groot audio- en videomateriaal. De maximale grootte van een bijlage is namelijk beperkt en de beveiliging van bestanden kan niet altijd gegarandeerd worden. Met behulp van codes kunnen e-mails versleuteld verstuurd worden. Hierdoor kan alleen de juiste ontvanger het bestand openen met die speciale code. Dat is wel veilig. Een nadeel is ook dat e-mailverkeer zorgt voor verschillende documentversies. De ontvanger kan de e-mailbijlage openen en opslaan op zijn eigen computer. De verzender heeft hierdoor geen controle over de opslaglocatie van een bestand. Als meer mensen de bestanden wijzigen, kunnen er verschillende versies ontstaan die niet (helemaal) hetzelfde zijn.

Gratis tools
Een ander goed alternatief voor het verzenden van grote bestanden zijn de gratis tools zoals WeTransfer. Maar: daar kleeft een gevaar aan. Verstuurde bestanden kunnen door de tool zelf tijdelijk opgeslagen worden op externe webservers, waardoor het risico bestaat dat anderen bij de documenten kunnen. Niet goed voor de privacy dus. Dit soort tools mag je voor de gegevens van cliënten/patiënten niet gebruiken. Ook om bestanden voor langere tijd te bewaren bieden gratis tools geen passende oplossing. En wordt er een bepaalde uploadlimiet gehanteerd.

De cloud
Grote bestanden versturen op een veilige en makkelijke manier kun je het beste doen door een cloudoplossing te gebruiken. Dit is een online platform dat natuurlijk moet voldoen aan de NEN-normen die in de zorg gelden. Een voordeel is dat meerdere zorgverleners kunnen werken aan eenzelfde document zonder dat er verschillende versies ontstaan, want downloaden is niet nodig. Je houdt je bestanden ook overzichtelijk bij elkaar en de veiligheid is gegarandeerd. Een nadeel van dit soort oplossingen is wel dat ze niet gratis zijn en zorgorganisaties ze moeten aanschaffen.

Auteur: Hans de Heus, MediaLab (hans@medialab.co)