Digicoach Sandra Bouman werkt sinds 2022 met veel plezier als Digicoach voor Zorggroep Elde Maasduinen en benadrukt met name het contact maken met zorgmedewerkers. ‘Digicoaching is meer dan techniek. Als digicoach is er veel meer diepgang nodig, je maakt contact.’

Wat was de start van jouw digicoach avontuur?

‘Ik werkte al langer bij de organisatie zelf, maar door long-covid kon ik helaas niet meer als zorgmedewerker werken. Toen zag ik dat de vacature vrijkwam als Digicoach. Ik keek naar mijn eigen kwaliteiten en wat ik nou echt leuk vind. De functie als Digicoach sloeg toen goed aan. Ik won informatie in en sprak een collega die ook Digicoach was en besloot om met hem mee te lopen. Ik had al vrij snel door dat ik het heel leuk vond! Ik had zoveel raakvlakken met de functie. Omdat ik als zorgmedewerker werkte had ik ook al meteen een voordeel. Dit benoem ik ook vaak tijdens digicoachgesprekken. Je kunt veel beter linken leggen als je ook uit de zorg komt. Als medewerkers het bijvoorbeeld druk hebben, dan begrijp ik dat ook heel goed door mijn zorgrol van eerder.

Waarom zijn jullie gestart met het project Digitale vaardigheden en waarom was dit project belangrijk voor jullie?

‘In de organisatie liepen medewerkers vaak vast op digitaal gebied. Bijvoorbeeld kon een medewerker niet in het Elektronisch Cliënten Dossier, omdat een koppeling niet goed was gegaan. De medewerker wist alleen niet hoe hij een melding kon maken hierover bij onze technische hulpverlening. Dit is een mooi voorbeeld waarbij medewerkers gefrustreerd raken en door tijdnood het erbij kunnen laten, of een andere collega vragen voor ze te rapporteren. Om medewerkers te ondersteunen, hebben we daarom digicoaches ingezet.

Over de gehele organisaties zijn er sinds 2019 3 coaches parttime beschikbaar. Per locatie en per afdeling is er 1 key user, dat is een medewerker die al aardig digivaardig is en de ogen en oren zijn van de digicoaches op de werkvloer. Eens in de 6 á 8 weken spreek ik de key users om input op te halen over wat er speelt in de dagelijkse praktijk, waardoor ik nog beter kan helpen.’

Wat is jouw geheim voor goede digicoaching?

‘Zorg ervoor dat je écht interesse toont in de ander en dat je de drempel zo laag mogelijk houdt. Dat mensen denken “goh dit was toch wel echt een fijn gesprek!” en enthousiast worden. Dan hebben de digistarters ook door dat je als Digicoach niet boven de ander staat, maar juist een fijn persoon bent om mee samen te werken. Ik zeg ook altijd ‘’hoi collega’s’’ in mijn communicatie. We zijn allemaal gelijk, ook al is het opleidingsniveau anders. Verder is het belangrijk dat je een luisterend oor biedt, mensen vinden dit fijn. Neem de tijd voor ze, ook als mensen privé iets hebben. Digicoaching is meer dan techniek. Digicoaching heeft meer diepgang. Je maakt contact.

Als ik ook iets zie gebeuren in de praktijk, probeer ik altijd op een fijne manier te helpen. Ik zie bijvoorbeeld soms dat iemand zijn mobiel niet beveiligd is met een wachtwoord. Ik benoem waarom het goed is om je telefoon te beveiligen. En als ze niet weten hoe ze dit moeten doen, dan vraag ik of ik mag helpen. Als mensen dat niet willen, dan heb ik daar alle respect voor. Maar eigenlijk vinden mensen het altijd wel goed.’

De ene medewerker is natuurlijk digivaardiger dan de ander, hoe coachen jullie de verschillende mensen in jullie organisatie?

‘Dit gaat vaak onbewust. Ik probeer altijd goed te letten op mijn taalgebruik, rustiger te praten en wat herhaalvragen toe te voegen als iemand meer moeite heeft met digitale middelen. Ik vraag ook vaak: “Laat eens zien wat ik heb uitgelegd.” Dan kan ik ook pijlen wat iemand wel en niet kan. Toen in de organisatie een nieuw ECD werd gelanceerd, vond de organisatie bijvoorbeeld dat alle relevante medewerkers goed moesten kunnen rapporteren. Er kwam toen heel veel frustratie naar boven bij de medewerkers. Ik zei dat ik het niet kan veranderen, maar dat ik ze er wel mee kan helpen. Ik zeg dan vaak: “Geef het een kans, of probeer het eerst even uit.” Je kan niet oordelen als je het nog nooit hebt gedaan. Soms hebben mensen ook weleens alleen een luisterend oor nodig.’

Hoe is de samenwerking met de ICT/helpdesk?

‘De samenwerking gaat heel goed! Ze zijn heel blij met mij. Ik ben heel open in het toegeven tijdens mijn coaching dat ik soms ook niet iets weet. Dat ga ik dan opzoeken, of ICT helpt me hierbij en ik schrijf het stapsgewijs op. Dat vinden zorgmedewerkers ook heel fijn: dat je moeite doet en erop terugkomt én vooral dat je je aan je afspraken houdt. Als ICT bepaalde apparaten op de werkvloer introduceert, vraagt ICT de Digicoaches of ze de mensen op de werkvloer hierbij willen helpen. Ook als er ontwikkelingen zijn op het gebied van informatieveiligheid vragen ze ons de medewerkers op de hoogte te stellen van bijvoorbeeld de AVG. ICT heeft veel ideeën over hoe we die informatie kunnen overbrengen. Als Digicoach focus je je dan meer op de medewerker en wat zij/hij de prettigste manier vindt om nieuwe dingen te leren. Wij kunnen wel dingen beslissen, maar het gaat er uiteindelijk om dat het wordt gedaan op de manier die de zorgmedewerkers ook fijn vinden.’

Wat ging er goed? Wat is het grootste succes tot nu toe?

‘In het bieden van een luisterend oor ben ik erg gegroeid. Verder ben ik ook goed geworden in het geven van trainingen. Voorheen had ik dit nooit gedaan; ik dacht, nou, dit doe ik wel even. Maar als je dan voor de groep staat, is het toch wel spannend. Ik zeg dan wel: ‘Dit is mijn eerste keer, dus het zal voor mij even wennen zijn.’ Ik ontvang ook graag feedback, ik sta daar altijd voor open. Daardoor heb ik heel veel persoonlijke groei doorgemaakt.’

Waar liep je tegenaan in het proces? Is er iets wat je anders zou doen?

‘Het is soms lastig als er heel veel weerstand is bij mensen om aan de slag te gaan met digitale vaardigheden. Het enthousiasmeren lukt uiteindelijk altijd goed, maar hoe dring je echt door bij iemand? Ik heb wel geleerd om zelf ook hulp te vragen, bijvoorbeeld aan mijn Digicoach collega’s door te vragen hoe zij bepaalde dingen aanpakken.

Wat zou je andere digicoaches meegeven die aan de slag gaan met Digivaardig in de zorg? 

‘Het is niet erg om de tijd te nemen, dat wordt juist erg gewaardeerd. En vergeet ook niet je eigen gevoelens te uiten, ook als je iets spannend vindt.’