Het digiteam van Humanitas-DMH bestaat uit 10 digicoaches, van wie 6 ook als digitrainer werken. Samen helpen ze 1300 collega’s door het hele land bij het versterken van hun digitale vaardigheden. Met succes, want Humanitas-DMH staat bekend als een digitale organisatie. Digicoaches Chantal van den Broek en Nelleke Hoogland durven wel te zeggen dat veel collega’s zonder het digiteam heel wat minder digivaardig zouden zijn. “Het helpt enorm dat alle digiteamleden van de werkvloer komen.”

De naam digicoach hebben Chantal en Nelleke pas 2 jaar, maar collega’s helpen met vragen op digitaal gebied doen ze al veel langer. “Al zeker 8 jaar”, vertelt Chantal. “Toen heetten we nog ADW’ers: ambassadeurs digitaal werken. De functie ontstond toen we een ECD gingen implementeren en medewerkers moesten overstappen van papier naar de computer. De ondersteunende diensten zijn toen op zoek gegaan naar mensen van de werkvloer die wisten wat dat betekende. Ik vond dat leuk en heb me aangemeld.”

Wortels op de werkvloer
Chantal had lange tijd een combinatiefunctie: deels trajectcoördinator en deels digivraagbaak. Sinds een halfjaar werkte ze volledig op het Servicebureau. Ook Nelleke deed het lange tijd ernaast: 1 dag digicoach en 2 dagen zorgboerderij. Maar ook zij is sinds kort volledig overgestapt. De andere digiteamleden combineren het nog wel. Dat ze allemaal een band met de werkvloer hebben, helpt ze enorm bij het uitoefenen van hun functie. “We weten wat digitalisering voor de werkvloer betekent”, zegt Nelleke.

Hoe leert iemand?
Digivaardig in de zorg ontdekten ze per toeval. “Wij zijn al best lang aan het pionieren”, zegt Chantal. “Op een gegeven moment werden we toch benieuwd hoe andere organisaties hun medewerkers helpen om digitale vaardigheden te ontwikkelen. Toen ontdekten we Digivaardig in de zorg. Daar hebben we heel veel nuttigs gevonden.” Van trainingsmodules tot nuances in de terminologie. “Wij hadden het bijvoorbeeld altijd over ‘digibeten’, nu zeggen we ‘digistarters’”, lacht Chantal. “We sluiten ook af en toe aan bij bijeenkomsten voor digicoaches”, vult Nelleke aan. “Dan gaat het bijvoorbeeld over hoe je kunt zorgen dat informatie goed aankomt bij collega’s. Dat vind ik heel interessant. Dus hoe leert iemand en hoe kun je daarbij aansluiten?”

Collega’s meenemen in ontwikkelingenDat ze digicoach zijn betekent overigens niet dat ze alles van technologie weten. Nelleke: “Ik wil wel graag bijblijven. En ik vind het erg leuk om te leren. Misschien komt dat doordat ik van huis uit docent ben. Ik wil weten hoe dingen zitten en dat vervolgens ook overdragen.” “En ik bemoei me graag met dingen”, zegt Chantal. “Ook ben ik doordrongen van het belang van collega’s meenemen in ontwikkelingen. En dat er vaak een gat zit tussen de collega’s van ICT en de collega’s van de werkvloer. Daar ben ik ingesprongen. Maar als ik bijvoorbeeld nieuwe oortjes koop, moet ik ook 2 keer de handleiding lezen voor ik alles begrijp.”

Nieuwsgierig zijn en niet bang
De belangrijkste eigenschap van een digicoach is volgens Nelleke en Chantal nieuwsgierigheid. “En we zijn niet bang”, aldus Chantal. “Dat willen we onze collega’s ook leren, dat technologie niet eng of beperkend is maar ondersteunend.” “Maar we ontmoeten nog veel weerstand en machteloosheid hoor”, zegt Nelleke. “Sommige collega’s beginnen al te zweten als ze een computer zien.” “Maar het is ook weleens andersom”, vult Chantal aan. “Het komt steeds vaker voor dat collega’s de techniek overschatten. Dan denken ze dat overal wel een digitale oplossing voor is.”

Eén plek met alle informatie
De digicoaches en digitrainers van Humanitas-DMH proberen zo zichtbaar mogelijk te zijn. Nelleke: “We zorgen voor een landelijke dekking. Ieder van ons heeft een eigen regio, met eigen locaties. Daar verspreiden we postertjes met een foto en het telefoonnummer van de ‘eigen’ digicoach. We onderhouden contact met de medewerkers en nemen ze mee in nieuwe ontwikkelingen.” Maar het allerbelangrijkste dat ze hun collega’s willen meegeven is dat ze niet alles hoeven te onthouden. Als ze maar wel weten waar ze het kunnen vinden. En dat is ook gelijk het grootste knelpunt: hoe bereik je 1300 collega’s om ze het leven makkelijker te maken. “We hebben één plek waar we alle informatie en filmpjes met uitleg neerzetten”, vertelt Chantal. “Je komt er via een grote zwarte tegel op intranet. Niet te missen dus, maar dat valt tegen.”

Training digitaal werken is verplicht
Daarom oefent de organisatie nu ook af en toe lichte dwang uit. “Humanitas-DMH is een humanistische organisatie”, legt Chantal uit. “De mens doet ertoe, cliënten én medewerkers. Dat vertaalt zich naar veel eigen verantwoordelijkheid, vrijheid en regie. Toch is de training digitaal werken voor nieuwe medewerkers nu verplicht. Anders krijgen ze geen toegang tot de systemen.” Dat moet ook wel want Humanitas-DMH is een digitale organisatie. “We werken voor 90% papierloos. Het ECD, het personeelsdossier, de roosters, alles is digitaal. Elke medewerker heeft een eigen device, we zetten domotica en andere digitale zorgoplossingen in. Als je bedenkt dat we 8 jaar geleden letterlijk alles nog in mappen schreven, besef je welke enorme stappen we gemaakt hebben. En wij hebben daar een heel groot aandeel in gehad.”

Tip voor andere organisatie: Wees je bewust van je taalgebruik
“De beheerder van het ECD had het laatst over een ‘screendump’, wij zeggen altijd ‘screenshot’, maar op de laptop staat ‘printscreen’. Dat is ontzettend verwarrend voor gebruikers. Wees je daarvan bewust. Blijf dingen uitleggen. Ook als het voor jou de meeste gewone zaak van de wereld is. Zoals ‘wil je je scherm even delen’ in Teams. We leggen keer op keer, stap voor stap uit hoe je dat doet.”