Hoe vervul je je rol van digicoach zo goed mogelijk in tijden van corona? Samen achter de computer gaan zitten, kan even niet meer. Ook ben je ineens veel minder ‘fysiek’ zichtbaar op de locatie waardoor mensen je minder makkelijk vinden.

Digitale starters
Als je mensen al voor corona hebt begeleid en contact met ze hebt gehad: bel ze nu om te checken hoe het met hen gaat. Door de enorme snelheid waarmee het digitaal werken nu geïmplementeerd wordt, kunnen vooral starters nog meer druk en schaamte ervaren.

Nieuwe medewerkers
Leg contact met nieuwe medewerkers en zij-instromers. Laat P&O weten dat deze mensen jou kunnen bellen als ze hun digitale vaardigheden willen bijspijkeren. Onderzoek of je nieuwe medewerkers informatie op papier mag toesturen.

Inventariseren van leervragen
Stem af met ICT waar nu veel vragen over zijn (bijvoorbeeld over beeldbellen, cliënten helpen met WhatsApp en dergelijke) en maak handleidingen zodat mensen stapsgewijs kunnen oefenen. Gebruik in je handleiding tekst en beeld: dus screenshots en uitleg.

Ondersteunen op afstand

• Als je mensen wilt ondersteunen op afstand, zorg dan dat ze je telefoonnummer hebben om vragen te kunnen stellen als ze er niet uit komen. Alleen al het inloggen op een beeldbelapplicatie kan voor veel stress zorgen bij sommige medewerkers.
• Veel beeldbelprogramma’s zoals Teams of Zoom bieden de mogelijkheid om je scherm te delen. Zo kan iemand meekijken op jouw scherm (of andersom).

Zorgen dat mensen jou vinden

• Ben je net gestart als digicoach en kun je moeilijk mensen vinden die ondersteuning nodig hebben? Overleg met je collega-digicoaches hoe zij dat doen. Check ook bij je projectleider wat hij/zij kan doen om jou hierbij te helpen.
•  Maak van managers jouw promotieteam. Managers zijn bij uitstek de mensen die kunnen doorverwijzen naar jou. Leg contact met hen, je ontzorgt zo de manager en de zorgverlener heeft (na jouw coaching) weer meer tijd voor zorg.
• Overleg met P&O of starters, herintreders en zij-instromers via de post bereikt mogen worden. Of print materiaal (bijvoorbeeld posters) uit en vraag het om te (laten) verspreiden over de vestigingen. Dit communicatiemateriaal mag je gratis gebruiken.

Begeleiden bij beeldbellen

• Achterhaal welke programma’s in jouw organisatie goedgekeurd zijn voor beeldbellen. Probeer ze uit, word een expert. Zo kun je andere mensen helpen en tips geven.
• Je kunt collega’s verwijzen naar deze handige tips voor optimaal beeldbellen. Hier vind je ook handleidingen voor algemeen bruikbare beeldbelapplicaties als Skype en Zoom.
• Twijfels over privacy? De Autoriteit Persoonsgegevens heeft dit handige overzicht gemaakt van de privacyaspecten van veel gebruikte beeldbelapplicaties

Voorbereiden op de tijd na corona

• Bekijk of bestaande handleidingen nog up-to-date zijn en of ze wel geschikt zijn voor digitale starters. Wat kun je doen/aanpassingen om de handleidingen te verbeteren?
• Verdiep je in programma’s die je niet (goed) kent. Rapporteer jij bijvoorbeeld nooit in een ECD? Vraag een proefaccount aan. Kijk ernaar als een starter en schrijf je knelpunten op. Zo snap je de starter straks beter.
• Zoek nu al verbinding met afdelingen die zich bezighouden met projecten die een digitale component hebben, bijvoorbeeld projecten over efficiënter werken. Jij kunt zorgen dat het onderwerp digitale vaardigheden bij elk project op de agenda staat.
• Maak alvast plannen voor projecten die je gaat starten na de coronacrisis. Wat wil je dan gaan oppakken? Een project met ICT? Leg alvast je contacten en bekijk wat je al kan doen ter voorbereiding. Wat ga je doen als je weer op de locaties mag komen? Wie ga je dan ontmoeten, hoe maak je contact? Maak nu je plan en je kan straks direct beginnen.

Deze tips zijn verzameld door Riekie Weijman en Marijke Bult tijdens de intervisiebijeenkomsten voor digicoaches van Utrechtzorg.